Pesquisa Avançada

Ao acessar a Pesquisa Avançada, a seguinte tela é exibida:

O campo Tipo é obrigatório, portanto, o sistema só realizará a pesquisa se ele estiver preenchido.

Ao escolher a opção "Documento Avulso", o sistema desabilita as opções "Dossiê" e "Processo" e habilita o campo Espécie, conforme imagem a seguir:

Ao escolher a opção "Dossiê" e/ou "Processo", o sistema desabilita a opção "Documento Avulso" e habilita a área Interessado, conforme imagem a seguir:

Orientações para preenchimento dos campos

Área "Pesquisa":

• Tipo: Selecionar o tipo de documento que deseja pesquisar. Opções disponíveis: Documento Avulso (documentos registrados ou protocolados - item documental (avulso)), Dossiê e Processo. Ao selecionar "Documento Avulso", nenhuma outra opção poderá ser selecionada. Dossiê e Processo podem ser selecionados juntos ou separadamente. Campo obrigatório.
• Espécie: Selecionar a espécie documental que deseja pesquisar. Exemplos: ofício, memorando, parecer, informação etc. Opção habilitada somente quando a opção "Documento Avulso" estiver selecionada.
• Procedência: Informar o código da unidade/órgão de Procedência (origem) do documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade. Filtro relevante.
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Procedência.

• Número do Documento: Informar o número documento que deseja pesquisar, no formato número/ano (ex.: 25000/2017). Filtro relevante.
• Período: Informar o período (data inicial/final) de criação do documento (data de protocolo e data de registro). Filtro relevante.
• Assunto/Nota/Palavra-chave: Informar assunto, nota ou palavra-chave do(s) documento(s) que deseja pesquisar. O usuário pode informar apenas uma parte do assunto, da nota ou da palavra-chave. Ao digitar a informação nesse espaço, o SIGAD realiza a pesquisa nos três campos. Não há diferenciação de letras maiúsculas/minúsculas e de acento. Filtro relevante.

Área "Interessado":

Obs.: essa área só aparecerá ao selecionar as opções "Dossiê" e/ou "Processo".

• Principal: Indicar se o Interessado do(s) documento(s) é o principal. Opções disponíveis: SIM e NÃO. Preenchimento indicado apenas se o(s) documento(s) possuir(em) mais de um Interessado, caso contrário, não é necessário preencher esse campo.
• Tipo: Selecionar o tipo de Interessado. Opções disponíveis: ALUNO, PESSOAL (funcionários), ÓRGÃO (unidade/órgão da Unicamp) ou OUTROS.
• Código da Unicamp: Informar o código da Unicamp do Interessado, de acordo com o Tipo selecionado. Informar R.A. para ALUNO; Matrícula para PESSOAL e Código de Órgão para ÓRGÃO. Filtro relevante.
• Documento de Identificação: Informar o documento de identificação do Interessado - RG, CPF etc. Filtro relevante.
• Nome: Informar o nome (ou parte dele) do Interessado. Filtro relevante.

Conforme mencionado anteriormente, o campo Tipo é de preenchimento obrigatório. Além dele, é necessário preencher pelo menos um filtro relevante, que está indicado por um sinal de mais (+) ao lado do nome. É o caso dos campos Procedência, Número do Documento, Período, Assunto/Nota/Palavra-chave. Na área "Interessado", os filtros relevantes são Código da Unicamp, Documento de Identificação e Nome.

Nessa consulta, na parte inferior da tela, temos dois botões: o "Limpar" e o "Pesquisar":

O botão é utilizado para limpar os campos já preenchidos, com a finalidade de realizar nova pesquisa.

O botão é utilizado para realizar a pesquisa, com base nos filtros preenchidos.

Portanto, após o preenchimento de todos os filtros necessários, o usuário deve clicar em para efetivar a consulta.

Os resultados aparecerão da seguinte forma:

Na parte superior da lista de documentos encontrados, há três botões que permitem as seguintes ações:

(Enviar para e-mail): Encaminhar a lista de resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;

(Gerar XLS): Transferir os dados da lista para um arquivo XLS;

(Gerar PDF): Transferir os dados da lista para um arquivo PDF.

A lista de documentos encontrados é reordenável por qualquer coluna. Para reordená-la, basta clicar sobre o nome da coluna desejada até encontrar o resultado desejado.

Para detalhar um documento, basta clicar sobre ele. O SIGAD abrirá sua ficha de protocolo/registro.

Ao detalhar o documento, logo após selecioná-lo na tela anterior, o sistema exibe todas as informações referentes a ele. Se houver documento digital sem restrição de acesso, é possível visualizá-lo a partir dessa ficha, conforme imagem:

Além da visualização dessas informações e, em alguns casos, do próprio documento, o sistema apresenta os seguintes botões:

• Botões superiores:

(Voltar): retorna para a tela imediatamente anterior, ou seja, a tela com os resultados da pesquisa.

(Imprimir): imprime a Ficha de Protocolo do documento. Disponível apenas na Ficha de Protocolo; não aparece na Ficha de Registro.

(Protocolar): permite o protocolo do documento. Se o documento estiver apenas registrado, esse botão permite transformá-lo em item documental (avulso), dossiê ou processo. Se o documento for um item documental (avulso), esse botão permite transformá-lo em dossiê ou processo. Se o documento for um dossiê, esse botão permite transformá-lo em processo. O botão não aparece na ficha de um processo. Para mais informações, ver página Transformar Documento.

(Requisitar): permite que o usuário requisite o documento consultado, desde que não esteja localizado em seu próprio código. Disponível somente na Ficha de Protocolo; não aparece na Ficha de Registro. Para mais informações, ver página Requisitar Documento.

(Tramitar): permite o encaminhamento do documento para outras unidades/órgãos, se o documento estiver localizado com o usuário. Disponível somente na Ficha de Protocolo; não aparece na Ficha de Registro. Para mais informações, ver página Encaminhar Documento.

(Novo Documento Digital): permite a captura/upload de um documento para dentro dessa ficha do documento, desde que seja de responsabilidade ou esteja localizado com o usuário. Quando um arquivo é capturado, ele aparece na área "Documento Digital" da ficha, conforme imagens anteriores.

• Botões inferiores:

(Visualizar): permite a visualização dos arquivos digitais constantes desse documento, conforme imagens anteriores.

(Download): permite o download dos arquivos digitais constantes desse documento, conforme imagens anteriores.

:

Primeiro: Exibe a ficha do primeiro documento da listagem;

Anterior: Exibe a ficha do documento imediatamente anterior ao que está sendo consultado;

Próximo: Exibe a ficha do documento imediatamente posterior ao que está sendo consultado;

Último: Exibe a ficha do último documento da listagem. Ao centro, o sistema informa quantos registros foram encontrados na consulta e qual registro o usuário está consultando no momento;

: permite a impressão da Capa do documento.