Após o preenchimento das informações necessárias, clique no botão "Novo Registro", em destaque na imagem anterior, caso queira cadastrar um documento ainda não existente no SIGAD. O sistema exibirá a seguinte ficha:

Os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

• Unidade de Registro: Campo preenchido automaticamente com o código informado na primeira etapa do registro de documento.
• Procedência: Informe o código de Procedência (origem) do documento. Este código é que determinará a sigla e a numeração sequencial dos documentos. Deve-se atentar ao preenchimento deste campo, pois após a confirmação da operação não é mais possível alterá-lo. A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código da procedência. Campo obrigatório.
• Espécie: Campo já preenchido automaticamente com a espécie selecionada na primeira etapa do registro do documento.
• Tipo de Meio: Selecione se o documento será DIGITAL ou PAPEL. Atenção: se a intenção é coletar a assinatura eletrônica, o tipo de meio será sempre DIGITAL. Esta informação também não pode ser alterada após a confirmação da operação. Campo obrigatório.
• Data de Produção: Informe a data de produção do documento (é a data que sai no texto do documento).
• Local de Produção: Informe o local de produção do documento (é o local que sai no texto do documento, seguido da data - exemplo: Campinas, 13 de março de 2026 - sendo Campinas o local de produção e 13/03/2026 a data de produção).
• Autor do Documento - Nome: Informe o nome da pessoa que assinou/assinará o documento.
• Autor do Documento - Cargo: Informe o cargo da pessoa que assinou/assinará o documento.
• Classificação e Assunto - Classificação: informe a classificação (série) do documento (são níveis mais genéricos de categorização do documento). A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código de classificação. Importante: no registro, o sistema já classifica automaticamente o documento conforme a espécie, mas esta informação pode ser alterada. Campo obrigatório.
• Classificação e Assunto - Assunto: informe o assunto do documento; este assunto deve ser inserido de forma resumida, mas deve conter todas as informações necessárias para localizar e identificar o documento posteriormente (cuidado para não informar dados pessoais e sensíveis neste campo, pois dependendo do nível de acesso do documento, eles ficarão disponíveis para todos os usuários do SIGAD com acesso à consulta). Campo obrigatório.
• Classificação e Assunto - Acesso: Informe o acesso do documento. As opções são PÚBLICO; RESTRITO e SIGILOSO. Caso selecione RESTRITO ou SIGILOSO, é necessário informar uma justificativa para esta restrição. Campo obrigatório.
• PÚBLICO: ao classificar o documento como público, tanto a ficha quanto os documentos digitais ficam acessíveis para qualquer usuário com permissão de consulta no sistema.
• RESTRITO: ao classificar o documento como restrito, a ficha fica acessível para qualquer usuário com permissão de consulta, mas os documentos digitais só são visíveis pela responsabilidade e pelas localizações do documento.
• SIGILOSO: ao classificar o documento como sigiloso, tanto a ficha quanto os documentos digitais só ficam acessíveis para os usuários cadastrados como membros do sigilo do documento.

Observação sobre os campos Nome e Cargo do Autor do documento:

Ao preencher o Nome, o Cargo será de preenchimento obrigatório. O contrário também se aplica: ao preencher Cargo, o Nome será obrigatório.

Caso o documento possua mais de um assinante, clique no botão Novo e preencha as informações do novo autor. Não há limite para inserção de autores.

CAMPOS ADICIONAIS

Além dos campos já mencionados acima, ao clicar no botão "Mais >>", campos adicionais são disponibilizados:

Todos os campos listados a seguir são de preenchimento opcional:

• Documentos Relacionados - Número do Documento: Informe o número de protocolo (caso a opção Protocolo esteja selecionada) ou o número de registro (caso a opção Registro esteja selecionada) do documento que tem relação com o registro em andamento. É importante destacar que o relacionamento entre as fichas é meramente informativo e não tem efeito de juntada ou apensamento.
• Redator: Informe o nome da pessoa responsável por redigir o documento.
• Destinatário: Informe o destinatário do documento. É importante destacar que este campo é meramente informativo e não tem qualquer efeito no trâmite.
• Palavras-chave: Informe palavras ou expressões que ajudem a identificar o documento posteriormente. A separação pode ser feita por vírgula ou ponto e vírgula.
• Informação sobre Anexos: Indique a existência de anexos externos ao SIGAD (CD, DVD, plantas físicas, livros etc.).
• Data de Publicação em D.O.E.: Informe a data em que o documento foi publicado no Diário Oficial.
• Nota: Indique informações complementares ao documento.

Para interromper o registro do documento e retornar à tela inicial da funcionalidade, clique em Cancelar.

Para concluir o registro do documento, clique em Confirmar. O sistema exibirá a mensagem "Registro realizado com sucesso" e mostrará a seguinte tela de detalhe:

Ícones na parte superior da Ficha de Registro:

(Voltar): Utilizado para retornar à tela inicial da funcionalidade.

(Protocolar): Utilizado para protocolar o registro, ou seja, transformá-lo em protocolo avulso, dossiê ou processo. A operação só será permitida quando o registro possuir pelo menos um documento digital em sua ficha. Para orientações gerais quanto ao protocolo de documentos, consulte a página Protocolar Documento.

(Novo Documento Digital): Utilizado para incluir documentos na ficha de registro (documento principal e anexos, quando houver).

INCLUSÃO DO DOCUMENTO PRINCIPAL NA FICHA DE REGISTRO

Após o registro, a próxima etapa é a inclusão do arquivo (documento principal) em formato PDF.

Para capturar (incluir) o documento, clique no ícone Novo Documento Digital, em destaque na imagem a seguir:

Após o clique, o sistema exibirá a seguinte tela:

O campo Tipo de Conferência é de preenchimento obrigatório e as duas opções disponíveis são:

- Documento nato-digital

- Documento digitalizado

O documento nato-digital é aquele que nasceu em formato digital. O documento digitalizado é cópia digital de um documento que existe em outro formato (um documento em papel com assinatura manuscrita, por exemplo).

Caso selecione a opção "Documento digitalizado", um novo campo será exibido, para preenchimento de informação complementar:

No campo "A partir de:" o usuário deve informar como obteve a cópia digital do documento que está sendo incluído. As opções disponíveis são:

- Cópia simples (fotocópia)

- Cópia autenticada por servidor público

- Cópia autenticada por cartório

- Documento original

Informação importante:

Caso selecione "Tipo de Conferência = documento digitalizado" e "A partir de: documento original", NÃO será permitida a assinatura eletrônica do documento (nem gerenciamento/indicação de assinatura e nem a assinatura própriamente dita). Somente será permitida a autenticação, caso o usuário responsável pela operação seja um funcionário Unicamp.

Após seleção do tipo de conferência, clique no botão "Escolher arquivo" para procurar o arquivo desejado. Reforçamos que o documento precisa estar no formato PDF, preferencialmente PDF/A com OCR (pesquisável), com tamanho de até 25MB.

Após seleção do arquivo, clique em Upload. O documento será adicionado na tela, conforme segue:

Ao lado do documento que acabou de ser adicionado existem os seguintes ícones:

Da esquerda para a direita, suas respectivas funcionalidades são:

1) Visualizar: permite que o conteúdo do documento seja visualizado, antes de confirmar a inclusão na ficha de registro.

2) Download: permite baixar o arquivo para o computador do usuário.

3) Excluir arquivo: permite que o arquivo seja excluído, possibilitando a inclusão de um novo.

Recomendamos sempre que se verifique se o documento está correto antes de confirmar a operação.

O botão "Cancelar" é utilizado para interromper a operação, ou seja, não incluir nenhum arquivo na ficha de registro.

O botão "Confirmar" é utilizado para confirmar a inclusão do documento na ficha de registro.

Após preencher as informações necessárias e escolher o arquivo correto, clique no botão "Confirmar".

O sistema adicionará o documento na árvore de documentos digitais da ficha de registro, conforme imagem:

Ao clicar sobre o documento na árvore, seu conteúdo será exibido, conforme imagem:

Na parte superior da tela estão disponíveis os seguintes ícones:

(Voltar): retorna à tela inicial do SIGAD.

(Download): baixa uma cópia do documento no computador do usuário.

(Juntar a dossiê/processo): possibilita a juntada deste documento a dossiês/processos (individualmente ou em lote).

(Assinatura): permite a assinatura do documento ou o gerenciamento de indicações de assinatura.

(Detalhar Ficha): permite a visualização dos dados informados na Ficha de Registro.

(Excluir): exclui o arquivo PDF da Ficha de Registro.

IMPORTANTE: quando o documento principal é capturado como "Documento digitalizado" a partir de "documento original", o ícone de assinatura é substituído pelo ícone da autenticação (confere com o original): . Neste caso, somente usuários do tipo "Funcionário Unicamp" possuem permissão para autenticar administrativamente o documento (validar cópia mediante comparação com o original).

Caso haja necessidade de incluir anexos ao registro, visite a página Incluir Anexos.