Novo Registro

Ao clicar em , o SIGAD abrirá a Ficha de Registro do documento para preenchimento das informações, conforme imagem a seguir:

Orientações para preenchimento dos campos:

Todos os campos obrigatórios estão sinalizados com um asterisco (*).

• Unidade de Registro: Campo preenchido automaticamente com base na Unidade de Registro selecionada na tela anterior;
• Procedência: Informar o código da unidade/órgão que será a Procedência do documento (o número do documento será composto a partir da sigla da Procedência). Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade. No Perfil do Usuário é possível configurar uma procedência padrão.
• Espécie: Campo preenchido automaticamente com base na Espécie selecionada na tela anterior;
• Tipo de Meio: Informar o tipo de meio do documento: PAPEL ou DIGITAL (selecionar PAPEL quando o documento original é o que está assinado em papel; selecionar DIGITAL quando o documento possui assinatura eletrônica/digital; obs.: documentos digitalizados, neste caso, não se enquadram no tipo de meio DIGITAL);
• Data de Produção: Informar a data em que o documento foi produzido;
• Local de Produção: Informar o local de produção do documento. Ex.: Campinas, Cidade Universitária "Zeferino Vaz", Limeira, Piracicaba etc.

• Autor do Documento

• Nome: Informar o nome completo do autor do documento;
• Cargo: Informar o cargo do autor do documento.

Obs.: Caso o documento possua mais de um autor, o usuário que está registrando o documento deve clicar no botão . O SIGAD adicionará mais uma linha com os campos "Nome" e "Cargo", os quais o usuário deve preencher com as informações necessárias. O procedimento deve se repetir para cada autor do documento. Imagem a seguir:

Para excluir um autor, clicar no ao lado da informação desejada.

• Redator: Informar o nome da pessoa que redigiu o documento;
• Destinatário: Informar a quem se destina o documento (pessoa, órgão etc.).
• Usuário para Conferência: Indicar, se necessário, um usuário para conferir o documento registrado. No Perfil do Usuário é possível configurar um usuário padrão. Este campo aparece apenas para usuários configurados.

• Classificação e Assunto

• Classificação: Informar uma classificação (série documental). Neste caso, o SIGAD já traz uma classificação padrão, que é a 01.01.01 - Elaboração de Atos Normativos;
• Assunto: Informar o assunto do documento;
• Acesso: Selecionar o nível de restrição de acesso ao documento: SEM RESTRIÇÃO, RESTRITO ou RESERVADO. Ao selecionar RESTRITO ou RESERVADO, o usuário deverá indicar a justificativa para tal restrição. Ao selecionar RESERVADO, o usuário deverá informar também dois usuários responsáveis por esse sigilo: um titular e um suplente. Exemplos a seguir:

O campo "Titular" já vem preenchido com o usuário que está registrando o documento, mas essa informação pode ser alterada. São os dois usuários indicados que terão acesso à ficha e aos documentos digitais; os demais usuários, mesmo que sejam da mesma unidade/órgão, não possuirão acesso às informações.

REGRA: Enquanto o documento possuir apenas número de registro, sua visualização está restrita à Unidade de Registro, independente do nível de acesso escolhido. Os usuários que não pertentem à Unidade de Registro do documento não poderão visualizá-lo. Para que o documento se torne visível para outros usuários, é necessário protocolá-lo. Após o protocolo, o que vai determinar a visualização dos documentos é o nível de restrição de acesso, conforme orientações a seguir:

- SEM RESTRIÇÃO: Após o protocolo, o documento se torna visível para todos os usuários do SIGAD;

- RESTRITO: Após o protocolo, o documento se torna visível apenas para a Unidade de Protocolo. Se o documento tramitar, as unidades destinatárias também terão acesso ao documento.

- RESERVADO: Após o protocolo, o documento torna-se visível apenas para os usuários responsáveis pelo sigilo (Titular e Suplente). Se o documento tramitar, as unidades destinatárias também terão acesso ao documento.

• Documentos Relacionados

O usuário deve informar se o número a ser relacionado é um "Protocolo" (documento protocolado) ou "Registro" (documento apenas registrado, que ainda não possui número de protocolo).

• Número do Documento: Informar o número do documento relacionado. Caso o usuário desconheça o número do documento, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Consultar Documentos. Neste caso, vários documentos poderão ser informados. Digitar o número no campo destacado na imagem a seguir e teclar Enter. Este procedimento se repetirá para cada documento a ser inserido:

Conforme especificado na imagem anterior, é possível informar números de protocolo e números de registro na mesma operação. Na hora de informar o número do documento, selecionar a opção correspondente: PROTOCOLO ou REGISTRO. Para excluir um documento da listagem, basta clicar no .

• Palavras-chave: Inserir palavras ou expressões que caracterizem o documento;
• Informações sobre Anexos: Indicar a existência de anexos, se houver;
• Data de Publicação em D.O.E.: Informar a data de publicação do documento em D.O.E., quando houver;
• Nota: Espaço destinado ao acréscimo de qualquer outra informação não contemplada nos campos anteriores.

O botão interrompe o registro do documento e retorna à tela inicial da funcionalidade.

O botão conclui o registro do documento, se todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos. O sistema exibirá a mensagem "Registro realizado com sucesso" e uma tela de detalhe será exibida:

O botão (Voltar) retorna para a tela inicial da funcionalidade.

O botão (Protocolar) é utilizado para protocolar o documento registrado, para que assim ele possa ser tramitado. Para orientações quanto ao protocolo de documentos, consultar a página Protocolar Documento.

O botão (Novo Documento Digital) é utilizado para capturar um documento para dentro dessa Ficha de Registro, ou seja, efetuar o upload/carregamento de um arquivo. Para saber como capturar um documento, consultar a funcionalidade Capturar Documento/Novo Documento Digital neste manual.