Capturar Documento/Novo Documento Digital

Após concluir o registro ou o protocolo de um documento, o SIGAD exibe, no canto superior direito da Ficha de Registro/Protocolo, o ícone (Novo Documento Digital). Esse ícone é utilizado para fazer upload de arquivos do computador do usuário para o SIGAD.

Segue abaixo orientações para capturar/fazer upload do documento principal e de documentos anexos.

DOCUMENTO PRINCIPAL:

Ao clicar no ícone pela primeira vez, a seguinte tela é exibida:

No exemplo acima, o usuário vai capturar/fazer upload do OFÍCIO AC/SIARQ nº 49/2018, que é o documento principal. O sistema reaproveita os dados informados anteriormente na Ficha de Registro/Protocolo desse documento. Neste caso, o único campo passível de preenchimento é "Tipo de Conferência", que é opcional. As opções que aparecem para o usuário são: cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada por cartório, cópia simples e documento original.

Na área "Documento Digital", o usuário deve clicar em "Selecionar arquivo..." e escolher o arquivo em seu computador. O único formato aceito pelo SIGAD é PDF, preferencialmente PDF/A com OCR (pesquisável).

Ao carregar o arquivo na tela, o sistema exibe os seguintes botões:

(Visualizar): permite a visualização do documento digital;

(Download): permite o download do documento digital;

(Excluir): permite a exclusão do documento digital.

Ao clicar em , o upload NÃO é confirmado. Ao clicar em , o sistema confirma o upload e adiciona o documento digital na ficha, conforme imagem a seguir:

DOCUMENTOS ANEXOS:

Ao clicar novamente no ícone , após já ter capturado o documento principal (ou produzido o documento principal no SIGAD), a seguinte tela é exibida:

Neste caso, a ficha do documento digital deve ser preenchida pelo usuário, pois o documento a ser capturado será um anexo do documento principal.

Orientações para preenchimento dos campos:

Todos os campos obrigatórios estão sinalizados com um asterisco (*).

• Anexo: Campo preenchido automaticamente pelo sistema; neste caso, a opção é SIM, pois o documento principal já foi capturado.
• Origem Externa: Selecionar o campo caso o documento seja de alguma instituição externa à Unicamp (que não pertença à Universidade).
• Origem do Documento: Informar a origem do documento. Se o documento for de alguma unidade/órgão da Unicamp, o SIGAD possibilita a busca pelo cadastro de unidade. Se o documento for de alguma instituição externa à Unicamp, o SIGAD abre um campo livre para o usuário informar o nome. Imagens a seguir:

• Espécie/Tipo: Selecionar a espécie/tipo do documento. Ex.: ofício, memorando, lista etc.
• Complemento do Nome na Árvore: Informar o complemento ou o resumo do título/assunto do documento. Esse nome aparecerá na lista de documentos digitais da Ficha de Registro/Protocolo. Campo com limite de 20 caracteres.
• Data de Produção: Informar a data de produção do documento.
• Número de Origem do Documento: Informar o número de origem do documento, se houver (o documento capturado pode ter um número de registro, de protocolo ou qualquer outro número identificador; esse número pode ser adicionado nesse campo).
• Tipo de Conferência: Informar o tipo de conferência - cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada por cartório, cópia simples ou documento original.

• Assunto
• Título/Assunto: Informar o título/assunto do documento.
• Acesso: Informar o nível de acesso do documento - sem restrição, restrito ou reservado. As regras de visualização encontram-se especificadas acima (na explicação do preenchimento da ficha de registro).

Na área "Documento Digital", o usuário deve clicar em "Selecionar arquivo..." e escolher o arquivo em seu computador. O único formato aceito pelo SIGAD é PDF, preferencialmente PDF/A com OCR (pesquisável).

Ao carregar o arquivo na tela, o sistema exibe os seguintes botões:

(Visualizar): permite a visualização do documento digital;

(Download): permite o download do documento digital;

(Excluir): permite a exclusão do documento digital.

Ao clicar em , o upload NÃO é confirmado. Ao clicar em , o sistema confirma o upload e adiciona o documento digital na Ficha de Registro/Protocolo, conforme imagem a seguir:

Para cada anexo a ser adicionado, clicar no ícone e repetir os passos descritos anteriormente.

Para saber como excluir, reordenar e alterar fichas de documentos digitais, consultar a funcionalidade Gerenciar Documento Digital.

Para consultar documentos digitais, acessar a funcionalidade Consultar Documento Digital.