Registrar

Ao clicar em a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

Todos os campos obrigatórios estão sinalizados com um asterisco (*).

• Unidade de Produção/Registro: Informar qual unidade efetuará o registro do documento.
• Espécie: Selecionar o tipo de documento que será registrado. Ex.: Ofício, Memorando, Deliberação etc. Por padrão o SIGAD traz selecionada a opção "Favoritos", ou seja, as espécies que o usuário mais utiliza. Caso a espécie desejada não esteja entre os Favoritos, selecionar a opção "Busca", que traz todas as espécies cadastradas no sistema. Imagens a seguir:

Após preenchimento das informações solicitadas o usuário deve clicar em um dos botões, conforme atividade a ser executada:

: Utilizado para registrar um novo documento, ou seja, ainda não existente no SIGAD, produzido fora;

: Utilizado para registrar um documento já existente no SIGAD, ou seja, produzido dentro do sistema (módulo Produção) e em situação de rascunho;

: Utilizado para interromper a operação em andamento e retornar à tela do processo digital.

DOCUMENTO SIGAD

Caso o usuário deseje registrar um documento já existente no SIGAD, clicar em . As orientações para prosseguimento encontram-se especificadas na página Documento SIGAD.

NOVO REGISTRO

Caso o usuário deseje registrar um documento que ainda não exista no SIGAD, ou seja, foi produzido fora do sistema, clicar em .

ATENÇÃO: As orientações gerais para preenchimento da Ficha de Registro encontram-se especificadas na página Registrar Documento. Porém, existem algumas diferenças que serão tratadas a seguir.

Orientações para preenchimento do campo:

• Tipo de Conferência: Informar se o documento que será inserido no sistema é NATO-DIGITAL ou DIGITALIZADO. Nato-digital é o documento criado originariamente em meio eletrônico. Digitalizado é o documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em formato digital.

Ao informar "Tipo de Conferência = NATO-DIGITAL" será possível assinar o documento eletronicamente após sua inclusão no processo digital.

Ao informar que "Tipo de Conferência = DOCUMENTO DIGITALIZADO" o SIGAD abre o campo "A partir de:" para que o usuário informe a característica do documento que foi digitalizado. As características são: Cópia simples (fotocópia), Cópia autenticada por servidor público, Cópia autenticada por cartório ou Documento original.

Definições de cada opção de cópia:

• Cópia simples (fotocópia): reprodução de uma cópia de documento;
• Cópia autenticada por servidor público: reprodução de documento original autenticado por servidor público, que possui fé de ofício;
• Cópia autenticada por cartório: reprodução exata conferida à vista de originais por autoridade competente, que possui fé pública (tabeliães, oficiais de registro de imóveis etc.);

Portanto, para preencher o campo "A partir de:" o usuário precisa ter conhecimento da característica do documento digitalizado. Ele digitalizou o documento original? Então a opção a ser preenchida é DOCUMENTO ORIGINAL. Foi digitalizada uma cópia simples do documento? Então a opção a ser preenchida é CÓPIA SIMPLES (FOTOCÓPIA) e assim por diante.

Ao informar "Tipo de Conferência = DIGITALIZADO" e "A partir de: DOCUMENTO ORIGINAL" será possível autenticar o documento eletronicamente após sua inclusão no processo digital, desde que o usuário logado seja funcionário Unicamp (funcionário público).

Após preenchimento de todos os dados da Ficha de Registro, clicar em . O SIGAD registrará o documento (atribuição de número sequencial por ano - por espécie/procedência) e habilitará uma área para inserção do documento digital (etapa obrigatória, uma vez que o registro está acontecendo dentro de um processo digital).

Ao clicar em "Browse...", conforme imagem acima, é aberta uma janela para que o usuário localize o documento em seu computador. Esse documento já deve estar salvo em formato .PDF.

Para confirmar a inclusão do documento, clicar em . O SIGAD confirma a captura e conclui a juntada do registro ao processo digital.

Ao detalhar o documento na árvore do processo algumas ações são possíveis, conforme destaque na imagem acima. Essas ações são:

(Download): permite o download do documento;

(Assinar documento / Autenticar documento): permite ações de assinatura para o documento nato-digital (indicação e assinatura); permite autenticação de documentos digitalizados a partir do documento original, caso o usuário seja funcionário Unicamp;

(Detalhar Ficha): permite a visualização da Ficha de Registro do documento;

(Alterar Ficha): permite a alteração dos dados da Ficha de Registro do documento; é um atalho para a funcionalidade Alterar Registro de Documento Avulso;

(Excluir / Cancelar): permite exclusão ou cancelamento do documento. A exclusão só é permitida quando o documento inserido ainda não foi visto por usuário de outras unidades/órgãos ou quando o processo ainda não tramitou após sua inclusão. Após qualquer uma dessas ações a exclusão não é mais possível, sendo substituída pelo cancelamento. O cancelamento é feito mediante uma justificativa; o documento continua na árvore do processo, mas ao ser detalhado é exibido apenas o motivo do cancelamento (a exclusão retira definitivamente o documento da árvore do processo).