Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

Todos os campos obrigatórios estão sinalizados com um asterisco (*).

• Unidade de Protocolo: Informar qual unidade de protocolo autuará o processo digital;
• Procedência: Informar o código da unidade/órgão que será a Procedência do documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Categoria de Protocolo: Campo preenchido automaticamente com a opção PROCESSO, já que a tela é para autuação de processo digital;
• Tipo de Meio: Campo preenchido automaticamente com a opção DIGITAL, já que a tela é para autuação de processo digital.

• Área "Interessado":

Ao iniciar o preenchimento dessa área o usuário deverá selecionar o Tipo de Interessado, que pode ser Aluno, Pessoal, Órgãos ou Outros. Cada Tipo abre uma área diferente para preenchimento, conforme segue:

Ao selecionar Tipo "Aluno":

• Principal: Campo preenchido automaticamente e desabilitado.
• Código da Unicamp: Informar o R.A. do aluno;
• Documento de Identificação: Informar um documento de identificação do aluno (RG, CPF etc.)
• Nome: Informar o nome do aluno.

Obs.: O SIGAD possui integração com o sistema da DAC, portanto, ao informar o R.A. do aluno no campo "Código da Unicamp", o sistema trará automaticamente todas as informações do Interessado. Caso o Interessado não esteja cadastrado no banco de dados do sistema da DAC, o SIGAD emitirá a mensagem "Nenhum registro encontrado" e o usuário deverá preencher manualmente os demais campos.

O sistema permite a inserção de quantos Interessados forem necessários. Para inclusão de novo Interessado clicar em . Para excluir um Interessado clicar no correspondente. Quando o usuário informa mais de um Interessado, o campo "Principal" pode ser alterado, conforme exemplo:

O SIGAD aceita apenas um Interessado como principal. Todas as orientações anteriores se aplicam aos demais Interessados, que serão detalhados a seguir.

Ao selecionar Tipo "Pessoal":

• Principal: Campo preenchido automaticamente e desabilitado.
• Código da Unicamp: Informar a matrícula do funcionário;
• Documento de Identificação: Informar um documento de identificação do funcionário (RG, CPF etc.);
• Nome: Informar o nome do funcionário.

Obs.: O SIGAD possui integração com o sistema da DGRH, portanto, ao informar a matrícula do funcionário no campo "Código da Unicamp", o sistema trará automaticamente todas as informações do Interessado. Caso o Interessado não esteja cadastrado no banco de dados do sistema da DGRH, o SIGAD emitirá a mensagem "Nenhum registro encontrado" e o usuário deverá preencher manualmente os demais campos.

Ao selecionar tipo "Órgão":

• Principal: Campo preenchido automaticamente e desabilitado.
• Código da Unicamp: Informar o código da unidade/órgão que será o Interessado do documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade.

Neste caso, o campo "Documento de Identificação" ficará em branco e o campo "Nome" será preenchido automaticamente assim que o usuário informar o código da unidade/órgão.

Ao preencher Tipo "Outros":

• Principal: Campo preenchido automaticamente e desabilitado;
• Código da Unicamp: Informar o código da Unicamp do Interessado do documento, quando houver (ex.: processo de jovem aprendiz (admissão como estagiário) entra na classificação OUTROS, mas possui matrícula; mesmo caso de professor colaborador, que entra como OUTROS mas também possui matrícula etc.);
• Documento de Identificação: Informar um documento de identificação do Interessado (RG, CPF, CNPJ etc);
• Nome: Informar o nome do Interessado (pessoa física ou jurídica: estagiários, voluntários, professores colaboradores, empresas, instituições de ensino etc.)

• Área "Interessado":

Ao iniciar o preenchimento dessa área o usuário deverá indicar se pesquisará o Tipo Documental (tipo específico de processo; último nível do Plano de Classificação) entre seus Favoritos ou se fará a Busca (no Plano de Classificação completo disponível no SIGAD).

• Favoritos: Os tipos documentais favoritos serão listados em um combo de seleção, conforme imagem abaixo. Podem ser configurados pelo próprio usuário no Perfil do Usuário ou são adicionados automaticamente pelo SIGAD após três usos.

• Busca: Ao optar pela "Busca", o sistema exibe a seguinte tela:

• Tipo Documental: Informar o tipo documental (ex.: processo de vida funcional; processo de aquisição de materia de consumo com recurso orçamentário etc.). Conforme imagem acima, o primeiro campo é destinado ao código do Tipo Documental, caso o usuário conheça essa informação. No segundo campo é possível realizar a consulta pelo nome (ou parte dele) do Tipo Documental; ao digitar a informação e teclar Tab ou Enter, o SIGAD faz a busca. A lupa ao lado do campo aciona a consulta geral do Plano de Classificação; as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
• Assunto: Informar o assunto do processo digital, com limite de 255 caracteres;
• Acesso: Informar o nível de acesso do processo digital (PÚBLICO, RESTRITO ou SIGILOSO). A seguir, orientações para preenchimento desse campo (e derivados, dependendo da opção escolhida).

• Sobre o preenchimento do campo "Acesso":

Ao selecionar que o acesso ao documento é PÚBLICO o SIGAD não abre campos adicionais.

Neste caso, todos os dados da ficha do processo digital estão visíveis para os usuários do SIGAD. Ao adicionar documentos nesse processo com acesso PÚBLICO, todos ficarão visíveis para os usuários do SIGAD.

Ao selecionar que o acesso ao documento é RESTRITO, o seguinte campo é exibido ao usuário:

• Justificativa: Selecionar o motivo para classificar o acesso ao documento como RESTRITO. Ao colocar o mouse sobre o ponto de interrogação ao lado de "Justificativa" o SIGAD abre uma janela com uma breve explicação de cada motivo.

Neste caso, mesmo classificado como RESTRITO todos os dados da ficha do processo digital estão visíveis para os usuários do SIGAD. O que muda é na hora de inserir os documentos: mesmo que esses documentos sejam classificados como PÚBLICO, o acesso ao conteúdo desses documentos fica restrito apenas à unidade responsável pelo processo e às unidades pelas quais esse processo tenha tramitado. Os demais usuários do SIGAD não possuem acesso ao conteúdo dos documentos.

Ao selecionar que o acesso ao documento é SIGILOSO, os seguintes campos são exibidos ao usuário:

• Justificativa: Selecionar o motivo para classificar o acesso ao documento como SIGILOSO. Ao colocar o mouse sobre o ponto de interrogação ao lado de "Justificativa" o SIGAD abre uma janela com uma breve explicação de cada motivo;
• Data de Classificação: Campo preenchido pelo sistema com a data atual da operação;
• Prazo de Sigilo (até 5 anos): Informar o prazo para que o sigilo seja mantido (máximo de 5 anos);

• Responsável pelo Sigilo
• Titular: O campo já vem preenchido com o nome do usuário que está criando o processo, conforme imagem acima. Esse usuário pode ser removido ao clicar no ao lado do seu nome e ser substituído por outro.
• Suplente: Informar o usuário suplente.

Tanto para Titular quanto para Suplente, as orientações para preenchimento são as seguintes: no primeiro campo deve ser informada a matrícula do usuário a ser indicado, caso essa informação seja conhecida. Ao digitar a matrícula e teclar TAB ou Enter automaticamente o SIGAD adiciona o usuário desejado nesse campo. Caso a matrícula não seja conhecida é possível digitar parte do nome da pessoa no segundo campo e teclar TAB ou Enter; o SIGAD realizará a pesquisa. É possível ainda usar a lupa ao lado do campo, que abre uma janela para a consulta de usuário, cujos filtros encontram-se especificados em Gerenciar Usuário

Neste caso, a ficha do processo digital só é visível para os usuários Titular e Suplente (responsáveis pelo sigilo). Isso também é válido para o conteúdo dos documentos inseridos no processo, mesmo os que sejam classificados como PÚBLICO, ou seja, somente os responsáveis pelo sigilo podem visualizar esse conteúdo.

• Área "Parentesco":

Nessa área o usuário deverá informar o número do processo ascendente, se houver. Esse campo não é de preenchimento obrigatório, só deve ser informado nos casos em que o processo digital a ser criado tenha se originado a partir de outro processo (digital ou convencional).

• Número do Documento Ascendente: Informar o número do documento ascendente, ou seja, o número do documento que originou este que está sendo criado. No caso do processo digital, o número a ser informado é de outro processo (digital ou convencional). Caso o usuário desconheça o número do documento, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Consultar Documentos - Protocolo. Somente um documento poderá ser informado.

• Área "Documentos Relacionados":

Nessa área o usuário deverá informar o número de documento relacionado ao processo que está sendo criado. É possível informar número de documento avulso (registro e protocolo), dossiê e processo. Esse relacionamento é diferente do parentesco: no parentesco informamos o número do processo que deu origem ao que está sendo criado; no caso do documento relacionado informamos documentos que possuem assuntos em comum ao processo que está sendo criado.

• Número do Documento: Informar o número do documento relacionado. Caso o usuário desconheça o número do documento, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Consultar Documentos - Protocolo ou Consultar Documentos - Registro de Avulso. Neste caso, vários documentos poderão ser informados. Digitar o número do documento e teclar Enter. Este procedimento se repetirá para cada documento a ser inserido. É possível adicionar documentos protocolados e registrados na mesma operação, basta trocar a opção PROTOCOLO/REGISTRO, conforme destacado na imagem acima, na hora de informar o número do documento.

• Área "Dados Complementares":

• Palavras-chave: Inserir palavras ou expressões que caracterizem o documento e que possam auxiliar na busca posteriormente;
• Informações sobre Anexos: Indicar a existência de anexos, se houver (cd, dvd, hd externo, livro etc.);
• Nota: Espaço destinado ao acréscimo de qualquer outra informação não contemplada nos campos anteriores.

O botão permite que o usuário cancele a operação em andamento e limpa todos os campos para inserção de novas infromações.

O botão cria o processo digital.

A Ficha de Protocolo traz todas as informações que o usuário preencheu no momento da criação do processo digital. A área "Documento Digital" listará todos os documentos que forem inseridos no processo, seja por captura, por produção dentro do SIGAD ou por juntada de um documento já existente no sistema. Algum ícones já aparecem para o usuário, conforme segue:

• Ícones superiores:

(Histórico de Andamento): este ícone permite acesso rápido à funcionalidade Consultar Histórico de Andamento, que lista todos os trâmites do processo digital (em aberto ou concluídos); no caso deste processo recém-criado ainda não há histórico a exibir.

(Tramitar): permite o encaminhamento do processo digital para outras unidades/órgãos.

(Alterar Ficha): permite a alteração dos dados da Ficha de Protocolo do processo digital; é um atalho para a funcionalidade Alterar Protocolo de Documento.

(Gerar PDF): permite gerar um arquivo .pdf do processo digital (completo ou parcial).

(Novo Documento Digital): permite a inclusão de um documento no processo digital. As orientações para inclusão de um novo documento digital encontram-se especificadas na página Novo Documento Digital.

• Botão inferior:

: permite o protocolo de um novo documento; direciona o usuário para a funcionalidade que permite protocolo de documentos convencionais e avulsos/dossiês digitais.