Ao clicar em a seguinte tela é exibida:
ATENÇÃO: As orientações gerais para a produção de um documento no SIGAD encontram-se especificadas na página Produzir Documento Avulso. Porém, existem algumas diferenças que serão tratadas a seguir:
Orientações para preenchimento dos campos adicionais:
Todos os campos obrigatórios estão sinalizados com um asterisco (*).
Ao selecionar que o acesso ao documento é PÚBLICO o SIGAD não abre campos adicionais.
Ao selecionar que o acesso ao documento é RESTRITO, o seguinte campo é exibido ao usuário:
Ao selecionar que o acesso ao documento é SIGILOSO, os seguintes campos são exibidos ao usuário:
Após preenchimento de todas as informações, clicar em para confirmar a criação do documento, ainda em modo rascunho. A seguinte tela será exibida:
ATENÇÃO: Conforme já mencionado anteriormente, as orientações gerais para a produção de um documento no SIGAD encontram-se especificadas na página Produzir Documento Avulso.
IMPORTANTE: Recomendamos que o usuário, ao precisar se ausentar da sala ou parar de mexer no documento por um momento, clique em , mesmo que o documento ainda não esteja concluído. Isso evita que o conteúdo seja perdido devido à expiração de sessão do SIGAD, que ocorre quando o usuário fica 30 minutos sem mexer no sistema. Vale ressaltar que será feito registro automático do documento e ele será inserido no processo digital.
Após concluir a elaboração do documento clicar em . O SIGAD fará o registro automático do documento (atribuição de número sequencial por ano - por espécie/procedência) e a inserção no processo digital.
Ao detalhar o documento na árvore do processo algumas ações são possíveis, conforme destaque na imagem acima. Essas ações são:
(Download): permite o download do documento;
(Assinar documento): permite ações de assinatura para o documento (indicação e assinatura) que, neste caso, é nato-digital por ter sido produzido no SIGAD e incluído automaticamente no processo. Obs.: como se trata de documento produzido no SIGAD, este ícone permite também a edição do conteúdo do documento.
(Detalhar Ficha): permite a visualização da Ficha de Registro do documento;
(Alterar Ficha): permite a alteração dos dados da Ficha de Registro do documento; é um atalho para a funcionalidade Alterar Registro de Documento Avulso;
(Excluir / Cancelar): permite exclusão ou cancelamento do documento. A exclusão só é permitida quando o documento inserido ainda não foi visto por usuário de outras unidades/órgãos ou quando o processo ainda não tramitou após sua inclusão. Após qualquer uma dessas ações a exclusão não é mais possível, sendo substituída pelo cancelamento. O cancelamento é feito mediante uma justificativa; o documento continua na árvore do processo, mas ao ser detalhado é exibido apenas o motivo do cancelamento (a exclusão retira definitivamente o documento da árvore do processo).
OBSERVAÇÃO: quando o documento produzido no SIGAD passa por edição de conteúdo um novo ícone é adicionado, conforme imagem abaixo:
Quando o documento produzido no SIGAD é editado após seu registro há controle de versões. Por este motivo, ao consultar esse documento na árvore do processo o ícone "Histórico de Versões" é exibido, conforme imagem acima. Ao clicar nesse ícone, a seguinte tela é exibida:
Os usuários que não são da unidade/órgão responsável pelo documento só poderão visualizar o conteúdo e fazer o download das versões. Os usuários da unidade/órgão responsável pelo documento, além dessas ações, também poderão restaurar versões inativas. A cada restauração é gerada uma nova versão. Orientações para restauração de versão encontram-se especificadas na página Gerenciar Documento Avulso, no tópico "Restauração de Versão".