Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Unidade de Produção: Selecionar o código da Unidade de Produção responsável por produzir o documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Procedência: Informar o código da Procedência do documento a ser produzido. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Data de Produção: Informar o período (data inicial/final) de produção do documento;
• Espécie: Selecionar a espécie documental;
• Descrição: Informar a descrição (ou parte dela) do documento;
• Situação: Selecionar uma situação (rascunho ou registrado).

Ao selecionar REGISTRADO na Situação, o SIGAD abre mais dois campos:

• Número do Documento: Informar o número do documento produzido e registrado;
• Nota: Informar algum texto inserido nesse campo no momento do registro.

O botão é utilizado para refazer a pesquisa, pois apaga todos os dados informados anteriormente.

O botão é acionado para realizar a consulta desejada, com base no preenchimento dos filtros de pesquisa.

Ao concluir a pesquisa, o SIGAD exibirá os resultados desta forma:

Segue abaixo as opções de ação nesta lista de resultados:

Ao pesquisar por documentos registrados, o sistema exibe, além das opções acima, mais um botão, conforme imagem a seguir:

Para detalhar um documento, clicar sobre o número dele (em caso de documento registrado) ou sobre a descrição (em caso de documento registrado ou rascunho), conforme imagem a seguir:

Ao detalhar um documento, a seguinte tela é exibida:

Essa tela de detalhe exibe o texto do documento, o usuário que o elaborou, bem como data e hora de sua elaboração. Além disso, algumas ações são possíveis a partir desta tela através dos botões cujas funções são:

(Voltar): retorna à tela inicial da funcionalidade.

(Alterar): permite a edição do documento.

(Excluir): permite a exclusão do documento (só aparece quando o documento é rascunho; se o documento já foi registrado, a exclusão não é mais permitida.

(Clonar): permite a clonagem do documento.

(Registrar): permite o registro (atribuição de numeração) do documento (só aparece quando o documento é rascunho).

ALTERAÇÃO DO DOCUMENTO

Ao clicar em (Alterar), a seguinte tela é exibida:

Na Ficha de Produção, o único campo que pode ser editado é Descrição (os demais campos não são habilitados). O sistema exibe o documento no editor, para que qualquer alteração no conteúdo seja feita.

Para visualizar o documento, clicar no botão .

Para interromper a operação em andamento e retornar à tela de detalhe do documento, clicar em .

Para confirmar a alteração do documento, clicar em .

Quando o documento está em situação de rascunho, não há geração de nova versão. Na tela de detalhe consta apenas a informação de que houve alteração na ficha/documento. Quando o documento já está registrado e é necessária alguma alteração, o sistema começa a controlar as versões desse documento, conforme imagens abaixo:

RESTAURAÇÃO DE VERSÃO

(SOMENTE PARA DOCUMENTOS REGISTRADOS)

É possível restaurar versões anteriores do documento. Para isso, na tela de detalhe do documento registrado (imagem acima), o usuário deve clicar no botão . Ao fazer isso, as versões inativas do documento se tornam selecionáveis, conforme imagem a seguir:

Para interromper a operação em andamento e retornar à tela de detalhe do documento, clicar em .

Após selecionar uma das versões inativas, o usuário deve clicar em para concluir a restauração da versão. As telas a serem exibidas pelo sistema são as seguintes:

EXCLUSÃO DO DOCUMENTO

Ao clicar em (Excluir), a seguinte tela é exibida:

O botão interrompe a operação em andamento e retorna para a tela anterior;

O botão é acionado para confirmar a exclusão do modelo. Neste caso, o documento é excluído do sistema, pois ele é rascunho. Se a exclusão foi indevida, é necessário produzir novamente o documento.

CLONAGEM DO DOCUMENTO

Ao clicar em (Clonar), a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Unidade de Produção: Selecionar o código da Unidade de Produção responsável por produzir o documento (através da clonagem). Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Procedência: Informar o código da Procedência do documento a ser produzido (através da clonagem). Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Espécie: Selecionar a espécie documental;
• Modelo de Documento: Selecionar o modelo de documento a ser utilizado;
• Descrição: Neste campo, o usuário deve atribuir um nome para o documento para auxiliar em sua posterior identificação. O campo já é carregado com o nome do documento clonado, mas como o SIGAD não aceita rascunhos com o mesmo nome, a alteração é necessária.

A clonagem de documento pode ser utilizada quando um documento muito parecido precisar ser produzido pela mesma Unidade de Produção ou por qualquer outra que o usuário possua acesso.

As orientações para elaboração e formatação do conteúdo encontram-se especificadas em Produzir Documento Avulso.

Para visualizar o documento, clicar no botão .

Para interromper a operação em andamento e retornar à tela de detalhe do documento anterior (o que seria clonado), clicar em .

Para confirmar a clonagem do documento, clicar em .

REGISTRO DO DOCUMENTO

Ao clicar em (Registrar), a seguinte tela é exibida:

Ao clicar em , o SIGAD abre a Ficha de Registro do documento, conforme imagem a seguir:

As orientações dessa funcionalidade encontram-se especificadas em Registro >> Registrar Documento >> Documento SIGAD.