Produzir Documento Avulso

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Unidade de Produção: Selecionar o código da Unidade de Produção responsável por produzir o documento.
• Procedência: Informar o código da Procedência do documento a ser produzido (Procedência = Origem do Documento). Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Espécie: Selecionar a espécie documental, que está dividida em duas listas: Favoritos ou Busca (em Favoritos o sistema exibe as espécies favoritas do usuário (lista resumida) - cadastradas no Perfil do Usuário ou adicionadas automaticamente pelo sistema por serem muito utilizadas -; em Busca o sistema exibe a lista completa das espécies cadastradas no sistema).
• Modelo de Documento: Selecionar o modelo de documento a ser utilizado.

Observações:

1. Os modelos de documentos estão associados à Unidade de Produção, portanto, ao selecionar um código no campo Unidade de Produção e uma Espécie, o sistema carregará os modelos de documentos correspondentes;
2. Alguns modelos de documentos poderão cadastrados pela equipe do Arquivo Central/SIARQ de forma genérica, ou seja, serão disponibilizados para todas as Unidades de Produção (na ausência de modelos na Unidade de Produção ou se houver necessidade de utilizar um modelo mais simples/genérico, esses modelos poderão ser utilizados por qualquer usuário que produza documentos no SIGAD);
3. O código informado na Procedência é que determina a sequência numérica de cada espécie documental (ofício, memorando etc.) e também a sigla utilizada para compor o número do documento. Ex.: ao utilizar o código 01.02.11 na Procedência, em se tratando de ofício, a identificação do documento ficaria da seguinte forma: OF. SIARQ nº 5/2017;
4. A sigla utilizada para compor a identificação do documento pode ser personalizada pelo usuário, através do cadastro de unidade. Sem essa personalização, o SIGAD utiliza a sigla hierárquica da Tabela Pública. No exemplo acima, só sai SIARQ no documento porque houve configuração prévia; sem isso, a identificação ficaria da seguinte forma: OF. REIT/CGU/SIARQ nº 5/2017. Essa configuração é feita em Administração >> Unidade >> Gerenciar Unidade, preenchendo o campo Sigla Fantasia. Somente usuários com Categoria 2 de acesso ao sistema ou a equipe do Protocolo Central do Arquivo Central/SIARQ podem fazer essa configuração. Para saber mais sobre a edição desse campo, consultar a funcionalidade Gerenciar Unidade.

Ao preencher o campo Espécie, o SIGAD carrega o campo Modelo de Documento com todos os modelos da referida espécie disponíveis para a Unidade de Produção selecionada anteriormente (modelos específicos ou genéricos, estes últimos, conforme explicado anteriormente, criados pelo Arquivo Central/SIARQ para uso geral), conforme imagem abaixo:

Ao selecionar um modelo de documento, o SIGAD abre mais um campo: Descrição.

Preenchimento do campo:

• Descrição: Neste campo o usuário deve atribuir um nome para o documento, visando facilitar sua identificação numa possível busca. O campo já é carregado com o nome do modelo, mas é preciso renomear ou complementar essa descrição, já que o sistema não permite dois rascunhos (documentos produzidos pelo SIGAD que ainda não foram registrados) com o mesmo nome.

Ao clicar em o sistema exibe a mensagem "Documento criado com sucesso", ou seja, confirma a criação do documento, ainda em rascunho, e abre o editor para que o usuário comece a trabalhar no conteúdo do documento (imagem a seguir).

Ao clicar em o sistema limpa todos os filtros.

Dentro da área Documento (editor) estão listados os metadados (campos) específicos da espécie selecionada, com a formatação incluída na criação do modelo. Cabe ao usuário preencher os metadados de acordo com o conteúdo do documento que está sendo produzido, sendo que a maioria desses campos será reaproveitada na Ficha de Registro desse documento. Veja a seguir um exemplo de documento elaborado:

Quando a informação estiver dentro de um dos retângulos, significa que ela pertence a um metadado. No exemplo acima, o único texto que não pertence a um metadado é "Assunto:", pois está fora do retângulo que representa o metadado ASSUNTO. Alguns metadados são obrigatórios (estão destacados com tracejado vermelho), portanto, se um deles estiver faltando, o sistema exibirá uma mensagem de alerta quando o usuário tentar confirmar a alteração do documento.

Obs.: ao final da página listaremos as principais funções do editor.

Ao clicar em o sistema exibe o conteúdo do documento em PDF, que é o formato final do documento no SIGAD. Esse botão é utilizado quando o usuário deseja analisar a estética do documento (quebra de página, espaçamento entre linhas, tamanho da fonte etc.), tendo em vista que o formato utilizado no editor é html, mas quando o documento é concluído o formato passa a ser PDF. Nessa conversão pode haver diferenças na formatação, portanto, sugerimos validação antes do registro e, consequentemente, finalização do documento.

Ao clicar em o sistema cancela as alterações realizadas e direciona o usuário para a tela de detalhe do documento recém-criado.

Ao clicar em o sistema salva todas as alterações realizadas.

IMPORTANTE: Recomendamos que o usuário, ao precisar se ausentar da sala ou parar de mexer no documento por um momento, clique em , mesmo que o documento ainda não esteja concluído. Isso evita que o conteúdo seja perdido devido à expiração de sessão do SIGAD, que ocorre quando o usuário fica 30 minutos sem mexer no sistema.

Ao clicar em o sistema exibe a mensagem "Alteração realizada com sucesso" e a seguinte tela de detalhe:

O sistema exibe as informações do documento, inclusive o texto, e apresenta os seguintes botões:

(Voltar): retorna à tela inicial da funcionalidade Gerenciar Documento Avulso.

(Alterar): permite a edição do documento.

(Excluir): permite a exclusão do documento.

(Clonar): permite a clonagem do documento.

(Registrar): permite o registro do documento (atribuição de numeração).

O detalhamento destas funções será feito em Gerenciar Documento Avulso.