Consultar Documentos - Registro de Avulso

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Para que uma consulta seja realizada, é preciso preencher pelo menos um filtro relevante, que está destacado com o sinal de mais (+).

A seguir, vamos priorizar a explicação de cada um desses filtros relevantes:

FILTROS RELEVANTES

• Procedência: informe o código da unidade/órgão de procedência (origem) do documento. A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código de área da procedência.
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: caso desconheça o código exato da procedência, selecione esta opção para buscar no código informado no campo anterior e também nos seus códigos descendentes, quando houver.
• Número de Registro: informe o número de registro de um documento, no formato número/ano.
• Data de Registro: informe o período (data inicial e final) de criação dos documentos. Quando este campo não é preenchido, o sistema faz a busca nos documentos criados nos últimos dois anos.
• Localização do Documento: informe o código de localização do documento. A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código da localização.
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: caso desconheça o código exato da localização, selecione esta opção para buscar no código informado no campo anterior e também nos seus códigos descendentes, quando houver.
• Classificação e Assunto - Assunto: informe o assunto (ou parte dele) do documento.

Botão Pesquisar: utilizado para fazer a pesquisa com base nos campos preenchidos.

Botão Limpar: utilizado para apagar os dados preenchidos e os resultados encontrados, permitindo a realização de uma nova consulta.

INFORMAÇÕES IMPORTANTES

1. Apenas documentos pertencentes aos códigos do usuário responsável pela pesquisa serão exibidos nesta funcionalidade.

2. Conforme já mencionado anteriormente, se o campo Data de Registro não for preenchido, o sistema consultará os documentos criados nos últimos dois anos. Caso não saiba o período de criação do documento ou saiba que o período é anterior a dois anos, deve-se preencher este campo com valores abrangentes.

3. Atenção ao preenchimento do campo Assunto! Ao informar termos neste campo, o sistema pesquisará a existência desses termos exatamente na ordem em que foram digitados no campo de busca. Exemplos, considerando que o assunto do documento começa com "CONV.UNICAMP/MINISTÉRIO DA SAÚDE [...]":

• Ao informar no respectivo campo de busca a palavra CONVÊNIO, o sistema não conseguirá localizar o documento desejado, pois no Assunto consta "CONV.";
• Ao informar os termos MINISTÉRIO DA SAÚDE UNICAMP, o sistema não conseguirá localizar o documento desejado, pois no assunto a ordem das instituições conveniadas está diferente: primerio UNICAMP, depois MINISTÉRIO DA SAÚDE;
• Ao informar UNICAMP E MINISTÉRIO DA SAÚDE, o sistema não conseguirá localizar o documento desejado, pois não existe o separador E no assunto, mas sim a barra (/). Entretanto, ao pesquisar por UNICAMP MINISTÉRIO DA SAÚDE (separados por um espaço), o sistema localizará o registro.

Em alguns casos, menos informações podem proporcionar melhor resultado nas consultas.

FILTROS NÃO RELEVANTES

• Tipo de Meio: caso queira pesquisar apenas documentos convencionais (suporte papel), selecione a opção PAPEL; caso queira pesquisar apenas documentos digitais, selecione a opção DIGITAL Caso queira fazer uma pesquisa genérica, não preencha este campo.
• Unidade de Registro: informe o código da unidade/órgão responsável pelo registro do documento. A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código de área da unidade de registro.
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: caso desconheça o código exato da unidade de registro, selecione esta opção para buscar no código informado no campo anterior e também nos seus códigos descendentes, quando houver.
• Espécie: selecione a espécie do documento. Exemplos de espécies: ofício, informação, memorando, parecer etc.
• Situação do Documento: informe a situação do documento que deseja pesquisar. Por padrão, as duas opções disponíveis (ATIVO e ENCERRADO) já estão selecionadas. Caso deseje pesquisar por apenas um tipo de situação, desmarque a opção desnecessária.
• Nota: informe dados complementares do documento.
• Data de Produção: informe o período (data inicial e final) de produção do documento. Esta não é a data em que o documento foi registrado no sistema; trata-se da data que consta no conteúdo do documento.
• Nome do Autor: informe o nome do autor do documento (autor é a pessoa que assina o documento).
• Classificação e Assunto - Classificação: informe a classificação (série) do documento (são níveis mais genéricos de categorização do documento). A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código de classificação.
• Classificação e Assunto: Tabela de Assunto: algumas classificações possuem assuntos pré-cadastrados, portanto, se este for o caso do documento que deseja pesquisar, selecione o assunto correspondente neste campo.

LISTA DE RESULTADOS

Se estiver informando o número de registro do documento, é possível teclar Enter logo na sequência. Se houver apenas uma correspondência para o número informado, o sistema automaticamente exibirá a Ficha de Registro do documento. No entanto, se houver mais de uma correspondência, o sistema exibirá uma lista com os registros encontrados logo abaixo dos filtros de pesquisa.

Após preencher todas as informações necessárias (lembre-se: é preciso preencher pelo menos um filtro relevante), clique em Pesquisar para realizar a consulta. Os resultados serão exibidos da seguinte forma:

São exibidos os seguintes dados dos documentos: Número do Documento, Data do Documento, Procedência e Assunto. Todas as colunas são reordenáveis (de forma crescente e decrescente) e a reordenação é feita através do clique no nome da coluna desejada.

Ao passar o mouse, sem clicar, sobre os campos Procedência e Assunto, o sistema exibirá informações complementares para cada um dos documentos.

Em Procedência, o sistema exibirá código, sigla completa e nome completo da unidade/órgão.

Em Assunto, o sistema exibe classificação e assunto.

Caso o documento possua restrição de acesso, o nível de restrição será indicado logo ao lado do número do documento:

O símbolo de chave indica que o documento possui acesso sigiloso.

O símbolo de documento com ponto de exclamação indica que o documento possui acesso restrito.

Quando não há símbolo ao lado do número do documento, este possui acesso público.

Ao passar o mouse, sem clicar, sobre esses símbolos, o sistema exibe o nível de acesso do documento, a justificativa para a restrição e a responsabilidade do documento:

Quando o registro é transformado em protocolo, há sinalização na lista dos resultados, conforme segue:

Observe que, no exemplo acima, o OF. AC/SIARQ nº 23/2025 possui um número de protocolo associado, o 01-A-3226/2025 (trata-se de protocolo avulso, conforme indicado pela letra A). Isto indica que, em algum momento, o registro passou pela etapa de protocolo; agora, esta é a sua ficha atual.

Para detalhar qualquer um dos documentos encontrados, clique sobre ele. O acesso à ficha de protocolo e aos documentos inseridos na árvore será concedido dependendo do nível de acesso dos documentos.

Para retornar à lista de resultados, clique no botão Voltar disponível na parte superior da ficha de registro: .

EXPORTAÇÃO DE DADOS

Acima da lista de resultados encontrados, o sistema disponibiliza ícones para exportação dos dados:

(Enviar para e-mail): encaminha a lista dos resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;

(Gerar XLS): transfere os dados da lista para um arquivo XLS;

(Gerar PDF): transfere os dados da lista para um arquivo PDF.

ATENÇÃO: os relatórios apresentam apenas os 200 primeiros registros encontrados na pesquisa. Para obter um número maior de informações, será preciso dividir a pesquisa (e gerar mais de um relatório).