Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:
Orientações para preenchimento dos campos:
- Categoria de Protocolo: Informar se está pesquisando Item Documental (Avulso), Dossiê ou Processo. É possível selecionar mais de uma opção ao mesmo tempo;
- Procedência: Informar o código da unidade/órgão de Procedência do documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
- Incluir Descendentes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Procedência;
- Número de Protocolo: Informar o número de protocolo de um documento;
- Data de Protocolo: Informar o período (data inicial/final) de protocolo do(s) documento(s);
- Situação do Documento: Informar se está pesquisando documento Ativo, Cancelado, Encerrado, Recolhido ou Eliminado;
- Localização do Documento: Informar o código da unidade/órgão de localização dos documentos;
- Incluir Descendentes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Localização do Documento;
- Principal: Informar se o Interessado do(s) documento(s) é o principal;
- Tipo: Informar se está pesquisando por tipo Aluno, Pessoal, Órgão ou Outros;
- Código da Unicamp: Informar o código da Unicamp do Interessado - R.A. para aluno, Matrícula para Pessoal, Código de Órgão para Órgão;
- Documento de Identificação: Informar o documento de identificação do Interessado - RG, CPF etc.;
- Nome: Informar o nome (ou parte dele) do Interessado.
- Favoritos ou Busca: Selecionar se deseja pesquisar o Tipo Documental pelos Favoritos ou pela Busca. Os tipos documentais "Favoritos" serão listados em um combo de seleção, conforme imagem abaixo, e são pré-configurados em "Perfil do Usuário". Ao optar pela "Busca", o SIGAD exibe um campo para digitar o código do Tipo Documental - se for conhecido -, ou o usuário pode clicar na lupa ao lado do campo para realizar a consulta;
- Tipo Documental: Informar o tipo documental (último nível do Plano de Classificação) que deseja pesquisar - ex.: processo de vida funcional; processo de aquisição de material/serviço por licitação etc. Caso o usuário desconheça o código do Tipo Documental, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
- Classificação: Informar a classificação (série) do documento. Caso o usuário desconheça o código da classificação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
- Tabela de Assunto: Determinadas classificações/tipos documentais possuem uma lista de assuntos pré-determinados; neste campo, selecionar o assunto desejado (se houver);
- Assunto: Informar o assunto do(s) documento(s) que deseja pesquisar.
- Ficha de Item Documental (preencher SOMENTE em caso de pesquisa por Item Documental - se estiver pesquisando por Dossê/Processo junto, não preencher esses campos)
- Complemento Origem: Informar o complemento da Origem do Documento, em caso de Origem Externa (para mais informações verificar Protocolo >> Protocolar Documento >> Item Documental (Avulso);
- Espécie: Selecionar a espécie do(s) documento(s): ex.: ofício, memorando etc.;
- Data de Produção: Informar a data de produção do(s) documento(s);
- Nome do Autor: Informar o nome do autor do(s) documento(s);
- Identificação Original: Informar a identificação original do(s) documento, ou seja, o número do documento. Ex.: OFÍCIO USP nº 03/2017.
Os filtros relevantes estão sinalizados com um sinal de mais (+). Os campos não são de preenchimento obrigatório, mas pelo menos um filtro relevante deve ser informado para que haja algum resultado.
O botão 
é utilizado para refazer a pesquisa, pois apaga todos os dados informados anteriormente.
O botão 
é acionado para realizar a consulta desejada, com base no preenchimento dos filtros de pesquisa.
Ao concluir a pesquisa, o sistema exibirá os seguintes resultados: Número do Documento, Data do Documento, Procedência, Interessado (somente no caso de Dossiê e Processo) e Assunto (imagem a seguir). Os resultados são reordenáveis por qualquer coluna; para reordenar os documentos, basta clicar sobre o nome da coluna desejada e escolher se a ordem será crescente ou decrescente.
(Enviar para e-mail): Encaminhar a lista de resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;
(Gerar XLS): Transferir os dados da lista para um arquivo XLS;
(Gerar PDF): Transferir os dados da lista para um arquivo PDF.
Ao colocar o mouse - sem clicar - sobre os campos Procedência, Interessado e Assunto, o sistema exibe informações adicionais, conforme imagens a seguir:
Em "Procedência", o SIGAD exibe código, sigla completa e nome da unidade/órgão
Em "Interessado", o SIGAD exibe Principal, Tipo, Código da Unicamp, Documento de Identificação e Nome; lembrando que nos resultados de Item Documental (Avulso) não há preenchimento do campo "Interessado", pois esse campo não existe na Ficha de Item Documental
Em "Assunto", o SIGAD exibe Tipo Documental, Classificação e Assunto; no caso de Item Documental (Avulso), o SIGAD só não exibe Tipo Documental
Para detalhar qualquer um dos registros listados, clicar sobre ele:
Ao clicar sobre o registro desejado, o SIGAD exibirá a Ficha de Protocolo completa do documento:
Além de trazer todas as informações referentes ao documento, o sistema apresenta os seguintes botões:
(Voltar): retorna para a tela imediatamente anterior, ou seja, a tela com os resultados da pesquisa;
(Imprimir): imprime a Ficha de Protocolo do documento;
(Tramitar): permite o encaminhamento do documento para outras unidades/órgãos se o documento estiver localizado com o usuário;
(Requisitar): permite que o usuário requisite o documento consultado, desde que não esteja localizado em seu próprio código;
(Capturar): permite a captura/upload de um documento para dentro dessa Ficha de Protocolo se o documento estiver localizado com o usuário. Quando um arquivo é capturado, ele aparece na área Documento Digital da Ficha de Protocolo (onde está a Capa na imagem acima).
(Visualizar): permite a visualização dos arquivos constantes desse documento: capa, termos etc.;
(Download): permite a reimpressão da capa e dos termos já gerados para o documento;
:
Primeiro: Exibe a Ficha de Protocolo do primeiro documento da listagem;
Anterior: Exibe a Ficha de Protocolo do documento imediatamente anterior ao que está sendo consultado;
Próximo: Exibe a Ficha de Protocolo do documento imediatamente posterior ao que está sendo consultado;
Último: Exibe a Ficha de Protocolo do último documento da listagem. Ao centro, o sistema informa quantos registros foram encontrados na consulta e qual registro o usuário está consultando no momento;
: permite a impressão da Capa do documento.
