Gerenciar Ato Administrativo

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

FILTROS OBRIGATÓRIOS:

• Unidade de Produção: filtro já preenchido com a Unidade Padrão do usuário, caso esta seja uma Unidade de Produção devidamente configurada no sistema. Caso queira pesquisar documentos de outro código ao qual tenha acesso, troque a informação neste combo de seleção.
• Situação: por padrão, a opção RASCUNHO já vem selecionada. Ao mantê-la, o sistema buscará apenas documentos em situação de rascunho, ou seja, documentos que ainda não passaram pelo registro de ato administrativo. Caso queira pesquisar por documentos já registrados, troque a opção para REGISTRADO.

FILTROS OPCIONAIS:

• Procedência: informe o código da Procedência (origem) do(s) documento(s). A lupa disponível ao lado do campo pode ser utilizada caso o usuário desconheça o código de área da procedência.
• Data de Produção: informe o período (data inicial/final) de produção do(s) documento(s).
• Espécie: informe a espécie do(s) documento(s).
• Descrição: informe a descrição (ou parte dela) do(s) documento(s). A descrição é o título/assunto resumido, atribuído no momento da produção do documento.

Se, no filtro Situação, o usuário selecionar a opção REGISTRADO, mais dois filtros serão exibidos, conforme segue:

• Número do Documento: informe o número de registro do documento a ser pesquisado.
• Nota: informe qualquer termo que tenha sido inserido no campo Nota no momento do registro do documento a ser pesquisado.

Reforçamos que, para realizar uma busca, preencher apenas os filtros obrigatórios é suficiente. Se quiser refinar a pesquisa, os filtros opcionais podem ser combinados (não é necessário preencher todos).

Botão Limpar: utilizado para limpar todos os dados informados anteriormente.

Botão Pesquisar: utilizado para realizar a pesquisa, conforme filtros aplicados.

Após o preenchimento de todas as informações desejadas, clique em Pesquisar.

O sistema exibirá os resultados desta forma:

Conforme demonstrado na imagem anterior, a lista de resultados contém os seguintes dados dos documentos:

• Descrição: título/assunto resumido, atribuído no momento da criação do rascunho.
• Espécie: tipo do documento produzido.
• Data de Produção: data de criação do documento.
• Usuário: usuário responsável pela criação do documento.

O ícone "vazio" indica que não houve edição em qualquer parte do documento desde o momento de sua criação.

Ao pesquisar por documentos registrados, a coluna Número do Documento é adicionada à esquerda de Descrição, para exibir o número de registro atribuído pelo SIGAD. Na parte inferior da tela também é adicionado o botão "Gerar TXT":

Em relação aos ícones e aos botões desta lista de resultados, temos as seguintes finalidades:

(Visualizar): utilizado para visualizar o PDF do documento produzido.

(Download): utilizado para baixar uma cópia em PDF do documento produzido.

(Salvar PDF): utilizado para gerar uma nova cópia em PDF do documento produzido e salvar no repositório digital do SIGAD (obs.: não baixa uma cópia para a máquina do usuário).

Botão Gerar PDF Adm e Gerar PDF: utilizados para gerar um único PDF com todos os documentos previamente selecionados.

Botão Gerar TXT: utilizado para gerar uma pasta zipada com todos os documentos previamente selecionados no formato .txt. Este botão aparece somente quando a pesquisa é feita em documentos registrados e é utilizado, principalmente, para gerar os arquivos que vão para publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo.

Para que os três botões possam ser efetivamente utilizados, primeiro é necessário selecionar os documentos desejados através da caixa de seleção disponível para cada um dos documentos da listagem:

DETALHANDO E TRABALHANDO COM UM DOCUMENTO PRODUZIDO

Caso queira detalhar ou executar alguma ação em um documento específico, clique sobre seu número ou descrição:

Após localizar o documento desejado na listagem e clicar sobre ele, a seguinte tela de detalhe é exibida:

Iniciando pela parte superior da tela, os seguintes botões estão disponíveis:

(Voltar): utilizado para retornar à tela inicial da funcionalidade, com os filtros utilizados anteriormente aplicados.

(Alterar): utilizado para editar o conteúdo do documento. IMPORTANTE: ao editar o conteúdo de um rascunho, a versão não é afetada; porém, ao alterar um documento já registrado, o sistema passará a contabilizar versões (versão 2, versão 3 etc.) e descartará assinaturas vigentes, sendo necessário solicitar novamente as assinaturas na versão atual.

(Excluir): utilizado para excluir o documento. Este botão só está disponível para documentos em situação de rascunho; se o documento possui um número de registro ativo, esta ação não é permitida.

(Clonar): utilizado para clonar o documento, ou seja, fazer uma cópia para reaproveitar o texto em um novo documento.

(Registrar): utilizado para registrar (atribuir numeração) o documento. Este botão só está disponível para documentos em situação de rascunho.

ATENÇÃO: Para acessar a página com detalhes sobre cada uma destas operações, clique no link correspondente acima.

VERSÕES DO DOCUMENTO

Quando um documento em situação de rascunho é editado, o sistema grava as alterações no Histórico de Ocorrências, mas não gera uma nova versão, ou seja, o rascunho permanece sempre na versão 1. Sendo assim, não há opção para restauração de uma versão anterior. Observe a imagem a seguir:

Como o documento possui apenas uma versão, nesta seção na tela de detalhe do documento só há opção para visualizar a versão (ícone de lupa) ou para baixar a versão para a máquina do usuário (ícone de download).

Quando o documento é registrado, o sistema passa a controlar suas versões quando há alguma alteração em seu conteúdo. Portanto, se um documento nunca for alterado após o seu registro, sua versão continuará sendo de número 1 e, neste caso, as opções permitidas nesta seção da tela de detalhe também só serão de visualização e download.

Caso um documento registrado tenha seu conteúdo alterado, o SIGAD criará uma nova versão com as alterações e inativará a anterior. Se o documento já estava assinado, esta assinatura se perde na nova versão, sendo necessário solicitar a assinatura novamente. Quando o documento possui mais de uma versão, a restauração de versões posteriores é permitida. Observe a imagem a seguir:

O documento detalhado na imagem acima possui 3 versões, sendo duas delas inativas.

Caso queira recuperar o conteúdo de uma versão, clique no botão Restaurar Versão. Após o clique, o sistema habilitará as versões inativas para seleção:

O botão Cancelar é utilizado para desistir da operação de restauração de versão.

Após selecionar a versão que deseja restaurar, clique no botão Confirmar para finalizar a operação.

No exemplo acima, o sistema inativará a versão 3 e criará a versão 4 com o texto da versão 2: