Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:
Preenchimento dos filtros para realização da pesquisa:
- Localização do Documento: Informar código da unidade/órgão no qual os documentos estão localizados.
- Incluir Descendentes da Hierarquia?: Caso esta opção seja preenchida, o sistema buscará os documentos localizados no código exato informado em "Localização do Documento" e nos seus descendentes, quando houver. Exemplo: ao informar o código 01.02.11 (SIARQ) e incluir os descendentes, o sistema buscará os documentos localizados em TODOS os códigos do 01.02.11.
- Categoria de Protocolo: Caso queira trazer apenas algumas categorias de protocolo (só processos, por exemplo), selecionar as opções correspondentes. É possível selecionar mais de uma categoria na mesma operação. Se não selecionar nada, o sistema traz documentos de todas as categorias.
- Número de Protocolo: Caso deseje pesquisar por um documento em específico, informar o número neste campo.
- Assunto: Informar o assunto (ou parte dele) do(s) documento(s).
- Situação do Documento: Caso queira filtrar por situação do documento, as opções disponíveis são: ATIVO ou ENCERRADO.
- Data da Guarda Provisória: Informar o período (data inicial/final) da guarda provisória.
No final da listagem, alguns botões são exibidos:
- Concluir Ação: este recurso encerra o trâmite do documento na unidade/órgão, ou seja, ao concluir a ação, o documento não fica mais localizado na unidade/órgão. Após conclusão de ação, o documento fica disponível apenas para consultas (se não houver restrição); caso seja necessário trabalhar com o documento novamente, é preciso “Retomar Ação” ou solicitar que o documento seja tramitado para a instância, via Requisição. Ao concluir a ação, o documento é removido da guarda provisória.
- Tramitar: este recurso possibilita que os documentos sejam tramitados em lote, desde que o destinatário seja o mesmo. Para mais detalhes sobre encaminhamento de documentos digitais, acessar Processo Digital >> Tramitar. Ao tramitar, o documento é removido da guarda provisória.
- Encerrar: este recurso deve ser utilizado quando o assunto que motivou a abertura do dossiê/processo foi finalizado em todas as instâncias (o encerramento não se aplica a documentos avulsos). A partir do encerramento, o sistema começa a contar os prazos de guarda para a destinação final do documento, que pode ser eliminação ou recolhimento (guarda permanente). Somente a Responsabilidade do dossiê/processo pode encerrá-lo. Para mais detalhes sobre encerramento, acessar Regularização >> Encerramento >> Encerrar Documento.
- Reativar: este recurso deve ser utilizado quando o assunto que motivou a abertura do dossiê/processo precisa ser retomado, ou seja, quando novas ações precisarão ser realizadas (a reativação não se aplica a documentos avulsos). Somente a Responsabilidade do dossiê/processo pode reativá-lo. Para mais detalhes sobre reativação, acessar Regularização >> Reativar Documento.
IMPORTANTE: Para que cada uma das ações listadas acima seja executada, o primeiro passo é clicar no botão que corresponde à ação desejada. Após este clique, os documentos que cumprem as condições para aquela ação podem ser selecionados. Após seleção dos documentos, clicar no botão "Confirmar".
