Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:
Preenchimento do campo:
- Número do Documento: Informar o número do documento que será encerrado. Caso o usuário desconheça o número do documento, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Consultar Documentos.
Após inserir o número desejado, teclar Enter. A seguinte tela é exibida:
- Última Folha: Campo editável, para que o usuário corrija a quantidade de folhas dos documentos quando a numeração física divergir da numeração do sistema.
O botão 
abre a Ficha de Protocolo do documento;
- Encerramento de Documento
- Data de Encerramento: Informar a data de encerramento do documento; o campo já vem preenchido com a data atual, mas é alterável.
- Nova Notação Legado: Informar uma notação (cota) para o documento, nos mesmos padrões utilizados no Sistema de Protocolo (legado).
- Nova Notação: Informar uma notação (cota) para o documento. Caso o usuário desconheça o código da notação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Estrutura de Arquivamento;
- Observação: Inserir informações complementares, se necessário.
O botão 
permite que o usuário cancele a operação em andamento e retorne para a tela inicial da funcionalidade;
O botão 
é acionado para concluir a operação.
Após o preenchimento das informações necessárias, clicar em . O sistema exibirá a mensagem "Encerramento de documento realizado com sucesso" e gerará automaticamente o "Termo de Encerramento".
Ao concluir a operação, o SIGAD exibe uma tela de detalhe:
Além de trazer parte das informações confirmadas na tela anterior, o sistema apresenta os seguintes botões:
(Voltar): retorna à tela inicial da funcionalidade;
(Tramitar): permite que o documento - agora encerrado - seja encaminhado para outras unidades/órgãos.
: permite a reimpressão do "Termo de Encerramento".
