Gerenciar Notação em Lote

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Unidade de Arquivo: Selecionar a Unidade de Arquivo em que os documentos estão localizados;
• Incluir Descendentes da Hierarquia?:
• Notação Legado: Informar a notação legado do documento, ou seja, a notação utilizada no Sistema de Protocolo. Se a notação desejada for do Arquivo Permanente, há opção para inserir mais informações, conforme imagem anterior.

Para habilitar mais filtros de pesquisa, clicar no botão . A seguinte tela é exibida:

• Classificação: Informar uma classificação (série documental). Caso o usuário desconheça o código da classificação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
• Situação do Documento: Informar a situação do(s) documento(s) - Ativo, Encerrado ou Recolhido;
• Não possui notação: Selecionar esta opção caso o usuário não queira pesquisar documentos com determinada notação (ou parte dela); para isso, o campo Notação Legado precisa estar parcial ou totalmente preenchido;
• Data de Abertura: Informar período (data inicial/final) de protocolo do(s) documento(s);
• Data de Encerramento: Informar período (data inicial/final) de encerramento do(s) documento(s);
• Data de Recebimento: Informar período (data/hora inicial/final) de recebimento do(s) documento(s);
• Usuário: Informar o usuário que efetuou o recebimento do(s) documento(s).

O botão é utilizado para refazer a pesquisa, pois apaga todos os dados informados anteriormente.

O botão é acionado para realizar a consulta desejada, com base no preenchimento dos filtros de pesquisa.

O botão é acionado para recolher os filtros de pesquisa adicionais (habilitados pelo botão "Mais>>").

Ao concluir a pesquisa, o SIGAD exibirá os resultados desta forma:

Na parte superior da lista de resultados, os seguintes botões são exibidos:

(Enviar para e-mail): Encaminhar a lista de resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;

(Gerar XLS): Transferir os dados da lista para um arquivo XLS;

(Gerar PDF): Transferir os dados da lista para um arquivo PDF.

O botão abre a Ficha de Protocolo do documento;

O botão habilita todos os documentos para seleção e abre a área Notação, para inserção de informações, conforme segue:

• Notação:

• Nova Notação Legado: Informar uma nova notação legado para o documento, ou seja, nos mesmos padrões do Sistema de Protocolo;
• Observação: Espaço destinado ao acréscimo de informações adicionais.

Após clicar nesse botão, o usuário deverá selecionar os documentos que terão nova notação. É possível selecionar apenas alguns documentos ou todos de uma vez, conforme imagens a seguir:

O botão interrompe a operação em andamento e retorna para a tela inicial da funcionalidade.

Após a seleção dos documentos e preenchimento das informações sobre notação, clicar em . O sistema exibirá a seguinte tela:

O botão é utilizado para corrigir alguma informação de notação.

O botão interrompe a operação em andamento.

O botão conclui definitivamente a operação. O sistema exibirá a mensagem "Alteração de Notação de Documento realizada com sucesso" e uma tela de detalhe:

Além das informações gerais sobre a operação que acabou de ser realizada, o sistema exibe o seguinte botão:

(Voltar): retorna para a tela inicial da funcionalidade.