Consultar Documentos - Registro de Avulso

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Orientações para preenchimento dos campos:

• Procedência: Informar o código da unidade/órgão de Procedência do documento. Caso o usuário desconheça o código, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Procedência;
• Espécie: Selecionar a espécie do documento: ofício, memorando etc.;
• Número de Registro: Informar o número de registro de um documento;
• Data de Registro: Informar o período (data inicial/final) de registro do(s) documento(s);
• Situação do Documento: Informar se está pesquisando documento Ativo, Encerrado, Recolhido ou Eliminado;
• Localização do Documento: Informar o código da unidade/órgão de localização do(s) documento(s);
• Incluir Descendentes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Localização do Documento;
• Nota: Preencher com qualquer informação digitada neste campo no momento do registro;
• Data de Produção: Informar a data de produção do(s) documento(s) (período inicial/final);
• Nome do Autor: Informar o nome do autor do(s) documento(s).

• Classificação e Assunto

• Favoritos ou Busca: Selecionar se deseja pesquisar o Tipo Documental pelos Favoritos ou pela Busca. Os tipos documentais "Favoritos" serão listados em um combo de seleção, conforme imagem abaixo, e são pré-configurados em "Perfil do Usuário". Ao optar pela "Busca", o SIGAD exibe um campo para digitar o código do Tipo Documental - se for conhecido -, ou o usuário pode clicar na lupa ao lado do campo para realizar a consulta;
• Classificação: Informar a classificação (série) do documento. Caso o usuário desconheça o código da classificação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
• Tabela de Assunto: Determinadas classificações/tipos documentais possuem uma lista de assuntos pré-determinados; neste campo, selecionar o assunto desejado (se houver);
• Assunto: Informar o assunto do(s) documento(s) que deseja pesquisar.

Os filtros relevantes estão sinalizados com um sinal de mais (+). Os campos não são de preenchimento obrigatório, mas pelo menos um filtro relevante deve ser informado para que haja algum resultado.

O botão é utilizado para refazer a pesquisa, pois apaga todos os dados informados anteriormente.

O botão é acionado para realizar a consulta desejada, com base no preenchimento dos filtros de pesquisa.

Ao concluir a pesquisa, o sistema exibirá os seguintes resultados: Número do Documento, Data do Documento, Procedência e Assunto (imagem a seguir). Os resultados são reordenáveis por qualquer coluna; para reordenar os documentos, basta clicar sobre o nome da coluna desejada e escolher se a ordem será crescente ou decrescente.

(Enviar para e-mail): Encaminhar a lista de resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;

(Gerar XLS): Transferir os dados da lista para um arquivo XLS;

(Gerar PDF): Transferir os dados da lista para um arquivo PDF.

Ao colocar o mouse - sem clicar - sobre os campos Procedência, Interessado e Assunto, o sistema exibe informações adicionais, conforme imagens a seguir:

Em "Procedência", o SIGAD exibe código, sigla completa e nome da unidade/órgão

Em "Assunto", o SIGAD exibe Classificação e Assunto

Para detalhar qualquer um dos registros listados, clicar sobre ele:

Ao clicar sobre o registro desejado, o SIGAD exibirá a Ficha de Registro completa do documento:

Além de trazer todas as informações referentes ao documento, o sistema apresenta os seguintes botões:

• Botões superiores:

(Voltar): retorna para a tela imediatamente anterior, ou seja, a tela com os resultados da pesquisa;

(Protocolar): transforma o registro do documento em um protocolo, ou seja, em um item documental (avulso), dossiê ou processo;

(Capturar): permite a captura/upload de um documento para dentro dessa Ficha de Registro se o documento estiver localizado com o usuário.

• Botões inferiores:

:

Primeiro: Exibe a Ficha de Registro do primeiro documento da listagem;

Anterior: Exibe a Ficha de Registro do documento imediatamente anterior ao que está sendo consultado;

Próximo: Exibe a Ficha de Registro do documento imediatamente posterior ao que está sendo consultado;

Último: Exibe a Ficha de Registro do último documento da listagem. Ao centro, o sistema informa quantos registros foram encontrados na consulta e qual registro o usuário está consultando no momento.