Apresentação
Em 1993, a Diretoria Geral da Administração (DGA), o Centro de Computação da Universidade e o Arquivo Central do Sistema de Arquivos, implantaram o Sistema de Protocolo, permitindo dispor à comunidade da Universidade Estadual de Campinas um sistema de gestão eletrônica de seus documentos, de forma integrada entre órgãos e unidades acadêmicas.
A novidade do projeto foi a adoção, como base do sistema, da gestão de documentos conceituada “como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento”¹. Desse modo, a iniciativa teve um significado muito especial para a administração de arquivos na Universidade, uma vez que o sistema não se limitou a atender as atividades de protocolo, ou seja, ao registro de entrada e da saída de documentos, mas a completude da gestão documental, incluindo o gerenciamento dos arquivos e do controle de temporalidade e destino dos documentos.
Destaca-se ainda neste projeto pioneiro a visão sistêmica implantada na administração, que permitiu descentralizar o serviço de protocolo e de arquivo de processos da DGA para as unidades e órgãos, atribuindo-lhes responsabilidades a partir de uma coordenação técnica centralizada, com normatização e orientação partilhada entre DGA e Arquivo Central do Sistema de Arquivos - AC/SIARQ, que assumiu o arquivo legado até então.
O sistema e a normatização que embasaram suas funcionalidades permitiram integrar agentes e padronizar procedimentos de gestão documental na Universidade, com resultados eficazes no acesso e na organização de documentos, simplificando e racionalizando controles individuais e desarticulados, instalados até então. Na época, foi priorizado o tratamento de processos e expedientes por serem unidades de arquivamento de documentos tratados e compartilhados entre os órgãos e unidades da Universidade e entre suas áreas, no âmbito do registro de suas atividades administrativas e acadêmicas.
Em meados de 2000, deflagrou-se um esforço na Universidade para atualizar a plataforma tecnológica do Sistema, que já se apresentava obsoleta, e também para incluir novas demandas de gestão, amadurecidas durante práticas de gestão documental implementadas.
O SIGAD-UNICAMP
Em 2004, o Arquivo Central do SIARQ assumiu a coordenação do serviço de protocolo e a incumbência de atualizar Sistema de Protocolo, tendo inclusive incluído o projeto no Planejamento Estratégico da Unicamp, no Programa Gestão de Documentos². Entretanto, dada a estrutura e as políticas de desenvolvimento de sistemas implantados na Universidade, dependia de outros órgãos para implementar um novo sistema. Após algumas tentativas infrutíferas, o Arquivo Central/SIARQ, com o apoio da Reitoria, estruturou sua equipe de informática para assumir esta demanda em 2012, e juntamente com a equipe de negócio vem trabalhando neste projeto.
No desenvolvimento do sistema, em ambiente web, foram consideradas as funcionalidades do Sistema de Protocolo, já validadas pela comunidade, e novos requisitos demandados³ resumidos abaixo:
O projeto adotou requisitos de modelos, normas e padrões nacionais e estrangeiras de gestão e de preservação de documentos autênticos, destacando-se o e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, emitido pelo Conselho Nacional de Arquivos, subordinado ao Ministério da Justiça4.
O nome SIGAD-UNICAMP foi inspirado neste modelo, que procurou diferenciar este tipo de sistema de gestão arquivística de documentos digitais ou não digitais, por abranger requisitos que inclui a adoção de políticas e operações de tratamento documental, produção, uso, classificação até a destinação final, com a integração de diferentes agentes. Os requisitos do modelo vêm ao encontro das práticas já adotadas pela Universidade desde 1993, que inclui ainda o gerenciamento dos documentos permanentes.
A equipe do AC/SIARQ desenvolve o SIGAD-UNICAMP em módulos, visando permitir o atendimento às demandas de usuários diferenciados; são eles: Produção e Registro de documentos avulsos, Protocolo, Classificação, Tramitação, Acesso, Comunicação, Gerenciamento de documentos digitais, Trilha de Auditoria e Administração, além do Gerenciamento de Instrumentos de Gestão: plano de classificação, tabela de temporalidade de documentos, glossário de espécie, índice de assuntos e controle de formatos.
O SIGAD-UNICAMP foi submetido a testes com as equipes de negócio da Rede de Protocolos e Arquivos do Sistema de Arquivos, por meio dos cursos de capacitação oferecidos pelo Arquivo Central e por testes combinados em ambiente de homologação. Assegurou-se assim que todos os requisitos técnicos e funcionais fossem incorporados.
O sistema vem sendo desenvolvido em módulos, tendo sido priorizado a substituição segura das funcionalidades e dos dados do Sistema de Protocolo que é utilizado por cerca de 900 usuários, de mais de 100 unidades e órgãos, com registros anuais que envolvem 40 mil processos autuados e expedientes abertos e mais de 400 mil trâmites, num universo de milhões de registros desde 1993.
Os módulos de Protocolo de Documentos Avulsos, de Produção e Registro de documentos e o de Gestão de Documentos Digitais serão implantados em seguida, e deverão integrar unidades e órgãos com interesses diretos e prementes por estas demandas.
O presente manual tem a finalidade de fornecer orientação sobre o uso do sistema em suas diversas funcionalidades. Será apresentado em capítulos e os primeiros se referem aos Módulos Consulta, Protocolo, Tramitação, Regularização, Arquivo, Instrumentos, Administração e Comunicação.
Campinas, 08 de setembro de 2015.
Neire do Rossio Martins
Coordenadora do Sistema de Arquivos da UNICAMP
¹ ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
² Planejamento estratégico da Unicamp. Aprovado pelo Conselho Universitário em sua 106ª Sessão, realizada em 25 de março 2008 - Deliberação CONSU 165/2008.
³ Demandas foram levantadas pela equipe SIARQ/Arquivo Central e por usuários tais como: projeto GEPRO - Gestão de Processos que resultou no Sistema de Gestão de Documentos (SIGAD/T), em 20/06/2007; e por Grupo de Trabalho SIGAD (DGA, PG, SG, Prefeitura, FEAGRI, FCA e GR).
4 Modelo de requisitos para SIGAD http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/earq/conarq_earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf