Gerenciar Classificação em Lote

Ao acessar esta funcionalidade, a seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Localização: Selecionar a localização dos documentos que terão sua classificação alterada;
• Incluir Descententes da Hierarquia?: Marcar esta opção se deseja pesquisar por todos os códigos da unidade/órgão selecionada na Localização;
• Categoria de Protocolo: Informar se deseja pesquisar por Dossiê ou Processo. Campo obrigatório;
• Número de Protocolo: Informar o número do documento que terá sua classificação alterada;
• Notação Legado: Informar a notação dos documentos que terão sua classificação alterada;
• Tipo Documental: Informar o tipo documental que será alterado. Caso o usuário desconheça o código do tipo documental, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
• Classificação: Informar uma classificação (série). Caso o usuário desconheça o código da classificação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe;
• Data de Abertura: Informar período (data inicial/final) de abertura dos documentos;
• Assunto: Informar o assunto (ou parte dele) dos documentos que terão sua classificação alterada.

Os filtros obrigatórios estão marcados com um asterisco (*) e pelo menos um filtro relevante precisa ser preenchido. Os filtros relevantes estão marcados com um sinal de mais (+) em cima do nome, que são: Número de Protocolo, Notação Legado, Tipo Documental e Classificação.

Para habilitar mais filtros de pesquisa, clicar no botão . A seguinte tela é exibida:

Preenchimento dos campos:

• Responsabilidade: Informar o código da unidade/órgão responsável pelos documentos. Caso o usuário desconheça a informação, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Unidade;
• Situação do Documento: Selecionar a situação dos documentos - Ativo, Encerrado ou Recolhido.

O botão é utilizado para refazer a pesquisa, pois apaga todos os dados informados anteriormente.

O botão é acionado para realizar a consulta desejada, com base no preenchimento dos filtros de pesquisa.

O botão é acionado para recolher os filtros de pesquisa adicionais (habilitados pelo botão "Mais>>").

Ao concluir a pesquisa, o SIGAD exibirá os seguintes resultados: Número do Documento, Interessado, Tipo Documental, Classificação e Assunto:

Na parte superior da lista de resultados, os seguintes botões são exibidos:

(Enviar para e-mail): Encaminhar a lista de resultados por e-mail, nos formatos PDF ou XLS;

(Gerar XLS): Transferir os dados da lista para um arquivo XLS;

(Gerar PDF): Transferir os dados da lista para um arquivo PDF.

O botão abre a Ficha de Protocolo do documento;

O botão é acionado para habilitar os documentos encontrados para seleção. Ao clicar nele, a seguinte tela é exibida:

Neste momento, o usuário deverá selecionar os documentos que serão reclassificados. É possível selecionar apenas alguns documentos ou todos de uma vez, conforme imagens a seguir:

• Reclassificação:
• Tipo Documental: Informar o novo Tipo Documental (último nível do Plano de Classificação). Caso o usuário desconheça o código do tipo documental, clicar na lupa ao lado do campo; uma tela para consulta será exibida e as orientações para preenchimento dos filtros de pesquisa encontram-se especificadas em Gerenciar Classe.

Após seleção dos documentos e preenchimento do campo Tipo Documental, clicar em . O sistema exibirá a mensagem "Reclassificação realizada com sucesso".

Ao concluir a operação, o SIGAD exibe uma tela de detalhe:

O botão (Voltar) retorna para a tela inicial da funcionalidade.