Ao assinar documentos no SIGAD com o uso de certificado digital ICP-Brasil pela primeira vez, algumas configurações prévias se fazem necessárias. São elas:
1. Instalação do certificado digital no computador do assinante (as orientações variam de acordo com o fornecedor; etapa que antecede o uso do SIGAD);
2. Instalação do assinador (Leitor de dispositivos)* no computador do assinante;
3. Fornecimento de autorização para navegador** se comunicar com o assinador;
4. Cadastramento do certificado digital no SIGAD.
* Sistema Operacional suportado: Windows
** Navegadores recomendados: Mozilla Firefox e Google Chrome
A instalação do certificado digital e do assinador (Leitor de dispositivos) é feita APENAS UMA VEZ por computador. Em caso de troca do certificado digital, uma nova instalação é necessária, seguindo as orientações do fornecedor. As atualizações do assinador são disponibilizadas automaticamente.
É possível que a comunicação entre navegador e assinador falhe em algum momento, pois a autorização precisa ser periodicamente renovada. Se for o caso, basta autorizar novamente seguindo os procedimentos descritos neste manual.
O cadastramento do certificado digital no SIGAD é feito apenas uma vez por usuário, sendo necessário o recadastramento quando o certificado digital é trocado/renovado.
Os links para instalação do assinador e para autorização de comunicação entre navegador e assinador estão permanentemente disponíveis no SIGAD.
Para orientações quanto à instalação do assinador, ver página Instalação do assinador.
Para autorizar comunicação entre navegador e assinador, ver página Autorização de comunicação.
Para cadastrar o certificado digital no SIGAD, ver página Cadastramento do certificado digital.
Após realização dessas configurações será possível assinar documentos com certificado digital ICP-Brasil. As orientações encontram-se a seguir:
OPÇÃO "PARA MIM"
(A opção "PARA UNIDADE/ÓRGÃO" encontra-se nesta mesma página, mais adiante)
Nessa lista de resultados serão exibidos os documentos que foram indicados nominalmente para o usuário logado assinar; nenhum outro usuário do sistema possuirá acesso a essa lista.
Preenchimento das colunas:
Os botões possuem as seguintes funções:
(Visualizar): permite a visualização do documento que será assinado;
(Download): permite o download do documento que será assinado;
(Alterar): permite a edição do documento que será assinado, desde que seja um documento produzido pelo SIGAD. Ao confirmar a edição, o SIGAD solicita novamente as assinaturas e gera nova versão do documento.
Obs.: quando esse ícone não aparece ao lado dos documentos significa que se trata de um documento produzido fora do SIGAD e capturado posteriormente.
: permite a devolução dos documentos selecionados para a Unidade de Produção realizar correções. Ao clicar nele o SIGAD habilita apenas os documentos que foram produzidos no SIGAD.
: permite a assinatura dos documentos selecionados.
ENCAMINHAR PARA CORREÇÃO
Caso o usuário visualize os documentos a serem assinados e não concorde com algum ponto ou deseje realizar qualquer outro tipo de alteração, ele pode editar o documento por conta própria através do ícone Alterar ou encaminhar o documento para que a Unidade de Produção realize as correções.
Ao clicar no botão "Encaminhar para Correção" o SIGAD habilita os documentos para seleção:
No exemplo acima, os documentos INFORMAÇÃO SIARQ nº 4/2019 e OF. CIRCULAR LISTA SIGAD (26744) não puderam ser selecionados, pois não foram produzidos no SIGAD. Os demais documentos estão liberados para seleção. Ao selecionar documentos o SIGAD habilita o campo "Comentário", de preenchimento obrigatório, para que o usuário explique o que precisa ser alterado:
Após seleção dos documentos e preenchimento do campo "Comentário" o usuário deve clicar em "Confirmar" para devolver os documentos. Eles saem da lista de pendência de assinatura e ficam pendentes de correção para a unidade que produziu o documento.
Ao clicar em "Cancelar" o SIGAD interrompe a operação em andamento e retorna para a lista de documentos pendentes de assinatura.
ASSINAR
Após a conferência do conteúdo dos documentos, o usuário deve realizar a assinatura. Lembramos que para efetuar assinatura com certificado digital é necessário ter plugin instalado no navegador, assinador instalado e devidamente aberto no momento da assinatura, certificado digital cadastrado no SIGAD e conectado ao computador no momento da assinatura.
Ao clicar em "Assinar" o SIGAD habilita os documentos para seleção:
No campo "Cargo/Função" o SIGAD traz as opções de acordo com o cadastro da DGRH em relação ao usuário logado. Caso o usuário precise assinar por um cargo/função que não está na lista, selecionar a opção OUTRO e, no complemento, digitar o nome do cargo/função:
Após informar o "Cargo/Função", clicar em "Confirmar". Após esse clique, o usuário deve colocar o assinador em primeiro plano, para que as mensagens possam ser exibidas. Quando o assinador estiver em primeiro plano, será necessário selecionar o certificado digital a ser utilizado na assinatura:
Ao clicar em "Confirmar" será exibida uma mensagem com a validade do certificado digital. Após clicar em "OK" para fechar a mensagem será exibida uma janela para informar a senha do certificado digital:
Após informar a senha do certificado digital o SIGAD exibirá a mensagem "Documento(s) assinado(s) com sucesso". Caso o usuário tenha assinado apenas um documento, uma janela com o documento assinado será exibido para o usuário. Caso tenha assinado em lote, uma tela de detalhe é exibida para visualização dos documentos.
OPÇÃO "PARA UNIDADE/ÓRGÃO"
Nessa lista de resultados serão exibidos os documentos que foram indicados para a unidade/órgão de forma genérica, ou seja, qualquer usuário da unidade/órgão com permissão para assinar documentos no SIGAD poderá visualizar essa lista.
Preenchimento das colunas:
Os botões possuem as seguintes funções:
(Visualizar): permite a visualização do documento que será assinado;
(Download): permite o download do documento que será assinado;
(Alterar): permite a edição do documento que será assinado, desde que seja um documento produzido pelo SIGAD. Ao confirmar a edição, o SIGAD solicita novamente as assinaturas e gera nova versão do documento.
Obs.: quando esse ícone não aparece ao lado dos documentos significa que se trata de um documento produzido fora do SIGAD e capturado posteriormente.
: permite a devolução dos documentos selecionados para a Unidade de Produção realizar correções. Ao clicar nele o SIGAD habilita apenas os documentos que foram produzidos no SIGAD.
: permite a assinatura dos documentos selecionados.
: permite ao usuário da unidade/órgão indicar um usuário específico para assinar o documento. Ao escolher um usuário específico, o documento sai das pendências da unidade/órgão e fica pendente apenas para o usuário indicado. Exemplo: um documento precisa ser assinado pelo reitor em exercício, mas quem produziu o documento não possui essa informação. Ao encaminhar o documento para assinatura, o usuário indica a unidade/órgão "Gabinete do Reitor". Dentro do Gabinete do Reitor algum usuário autorizado poderá acessar o documento e indicá-lo nominalmente para assinatura do reitor em exercício.
ENCAMINHAR PARA CORREÇÃO
Caso o usuário visualize os documentos a serem assinados e não concorde com algum ponto ou deseje realizar qualquer outro tipo de alteração, ele pode editar o documento por conta própria através do ícone Alterar ou encaminhar o documento para que a Unidade de Produção realize as correções.
Ao clicar no botão "Encaminhar para Correção" o SIGAD habilita os documentos para seleção:
No exemplo acima, os documentos INFORMAÇÃO SIARQ nº 4/2019 e OF. CIRCULAR LISTA SIGAD (26744) não podem ser selecionados, pois não foram produzidos no SIGAD. O(s) documento(s) restante(s) está(ão) liberado(s) para seleção. Ao selecionar documentos o SIGAD habilita o campo "Comentário", de preenchimento obrigatório, para que o usuário explique o que precisa ser alterado:
Após seleção do(s) documento(s) e preenchimento do campo "Comentário" o usuário deve clicar em "Confirmar" para devolver os documentos. Eles saem da lista de pendência de assinatura e ficam pendentes de correção para a unidade que produziu o documento.
Ao clicar em "Cancelar" o SIGAD interrompe a operação em andamento e retorna para a lista de documentos pendentes de assinatura.
ASSINAR
Caso o usuário logado seja o responsável pela assinatura dos documentos, ele próprio já poderá assinar após conferência do conteúdo dos documentos (mesmo que esteja indicado para a unidade/órgão). Lembramos que para efetuar assinatura com certificado digital é necessário ter plugin instalado no navegador, assinador instalado e devidamente aberto no momento da assinatura, certificado digital cadastrado no SIGAD e conectado ao computador no momento da assinatura.
Ao clicar em "Assinar" o SIGAD habilita os documentos para seleção:
No campo "Cargo/Função" o SIGAD traz as opções de acordo com o cadastro da DGRH em relação ao usuário logado. Caso o usuário precise assinar por um cargo/função que não está na lista, selecionar a opção OUTRO e, no complemento, digitar o nome do cargo/função:
Após informar o "Cargo/Função", clicar em "Confirmar". Após esse clique, o usuário deve colocar o assinador em primeiro plano, para que as mensagens possam ser exibidas. Quando o assinador estiver em primeiro plano, será necessário selecionar o certificado digital a ser utilizado na assinatura:
Ao clicar em "Confirmar" será exibida uma mensagem com a validade do certificado digital. Após clicar em "OK" para fechar a mensagem será exibida uma janela para informar a senha do certificado digital:
Após informar a senha do certificado digital o SIGAD exibirá a mensagem "Documento(s) assinado(s) com sucesso". Caso o usuário tenha assinado apenas um documento, uma janela com o documento assinado será exibido para o usuário. Caso tenha assinado em lote, uma tela de detalhe é exibida para visualização dos documentos.
GERENCIAR ASSINATURAS
Caso o usuário que esteja visualizando o documento pendente de assinatura na unidade/órgão resolva direcioná-lo para um usuário específico, deve-se utilizar o botão "Gerenciar Assinaturas".
Ao clicar no botão "Gerenciar Assinaturas" o SIGAD habilita os documentos para seleção:
Ao selecionar documentos o SIGAD permite a indicação de usuário:
No primeiro campo deve ser informada a matrícula do usuário a ser indicado, caso essa informação seja conhecida. Ao digitar a matrícula e teclar Enter, automaticamente o SIGAD adiciona o usuário desejado nesse campo. Caso a matrícula não seja conhecida é possível digitar parte do nome da pessoa no segundo campo e teclar Enter; o SIGAD realizará a pesquisa. É possível ainda usar a lupa ao lado do campo, que abre uma janela para a consulta de usuário.
No exemplo acima o usuário logado é "aliners - Aline Rodrigues da Silva" e os documentos selecionados foram indicados para a unidade 01.02.11. O usuário aliners, através do botão "Gerenciar Assinaturas", indicou a usuária Janaína Andiara dos Santos para assinar os documentos. O usuário indicado deve pertencer à mesma unidade do documento, ou seja, não é possível indicar usuários de qualquer unidade/órgão.
Após seleção do(s) documento(s) e preenchimento do campo "Usuário", clicar em "Confirmar" para efetuar a indicação. Nesse momento o documento sai das pendências da unidade/órgão e fica pendente apenas para o usuário indicado. Para assinar esse documento observar instruções da OPÇÃO "PARA MIM" no começo desta página.
Ao clicar em "Cancelar" o SIGAD interrompe a operação em andamento e retorna para a tela de pendência de assinatura.